Nilalaman
Pamamahala ng oras «Sa trabahong mayroon ako at ako ay nakulong sa isang walang silbi na pagpupulong»
Ang ekonomista na si Pilar Lloret ay nagpapaliwanag sa «30 minutong pagpupulong» kung paano i-optimize ang mga appointment ng trabaho na ito sa maximum
Kung kapag napagsabihan ka ng isang bagong pagpupulong sa trabaho ay humilik ka ng walang ingat at pagbitiw sa tungkulin, may isang bagay na mali. Ang mga appointment ng trabaho na ito ay dapat na mga tool upang mapabuti ang aming propesyonal na trabaho, at maraming beses na nauuwi lamang sa pag-aaksaya ng oras.
Ang sitwasyong ito - mas karaniwan kaysa sa tila - ay ang nag-udyok sa ekonomista Pilar Lloret, dalubhasa sa negosyo at pagtatasa ng peligro, upang magsulat «30 minutong pagpupulong», isang libro kung saan, sa pamamagitan ng malinaw na mga patnubay at payo, nagmumungkahi siya ng isang paraan upang madagdagan ang kahusayan ng mga pagpupulong na ito, kung gayon natutupad ang kanyang layunin.
Nakipag-usap kami sa may-akda at tinanong kami sa kanya ng mga susi upang ihinto ang pag-aaksaya ng oras at sulitin ang mga pagpupulong na pinipilit naming dumalo:
Bakit napakahalaga ng samahan kapag nagpaplano ng isang pagpupulong?
Kung wala kaming magandang pagpaplano at organisasyon, ang mga layunin ay hindi magiging malinaw, o ang mga puntong tatalakayin, o ang oras na magagamit ... Samakatuwid, magkakaroon kami ng hindi nakontrol na tagal at hindi namin maaabot ang mga inaasahan ng mga kalahok. Maaari tayong mabigo at masayang ang oras ng bawat isa.
Anong mga negatibong epekto ang maaaring magkaroon ng isang pagpupulong na hindi maganda ang plano at kung saan hindi naisakatuparan ang nais na layunin?
Bilang karagdagan sa gastos sa mga terminong pang-ekonomiya, ang pagdalo sa mga pagpupulong na hindi pinaplano nang maayos at kung saan pagkatapos ng 90, 60 o 30 minuto ay walang koneksyon na naabot na bumubuo ng isang negatibong pang-unawa at panghihina ng loob sa mga dumalo. At kung magpapatuloy ang sitwasyong ito, madali na sa paglipas ng panahon ay nabibigla tayo ng pag-iisip na "sa trabahong mayroon ako at kailangan kong dumalo sa isang walang silbi na pagpupulong."
Mayroon din itong negatibong epekto sa opinyon ng mga kalahok patungo sa tagapag-ayos, na sa karamihan ng mga kaso ay karaniwang isang boss.
Bakit ang 30 minuto ang pinakamainam na oras para sa tagal ng isang pagpupulong?
30 minuto ang hamon na inilalagay ko sa libro batay sa aking sariling karanasan sa pag-aayos ng mga pagpupulong na gumagana. Malinaw na may mga pagpupulong na mangangailangan ng mas maraming oras, ang iba kung saan ang iyong layunin ay maaaring makuha kahit na mas kaunti, at syempre sa ilang pagkakataon ang 30 o kahit 60 minuto ng mismong pagpupulong mismo ay maaaring mapalitan ng isang tawag o isang e-mail, halimbawa.
Paano gumagana ang pigura ng tagagawa ng desisyon na pinag-uusapan mo sa aklat?
Kapag pinag-uusapan natin ang tungkol sa mga kalahok ng isang 30 minutong pagpupulong, dapat na malinaw na ang ideal na numero ay hindi dapat lumagpas sa isang maximum ng limang tao. At ang iyong pinili ay dapat na maging tama. Maaari nating makilala ang mga numero ng moderator, coordinator, kalihim (maaari silang maging parehong tao) at mga kalahok. Sa prinsipyo, ang paggawa ng desisyon sa isang pagpupulong na 30 minuto at maximum na limang tao ay consensual at hindi dapat makabuo ng hidwaan.
Paano namin aayusin ang isang pagpupulong upang ito ay gawing mabisa hangga't maaari?
Maaari nating buod sa limang puntos kung paano ayusin ang pagpupulong tulad ng sumusunod. Ang una ay magiging tukuyin ang layunin at ang nais na resulta ng pagpupulong. Ang ikalawa, piliin ang tamang mga kasali. Ang pangatlo ay planuhin ang pagpupulong; Kabilang sa iba pang mga bagay, iguhit ang agenda, piliin ang venue, simulan ang oras at tagal at ipadala ito kasama ang mga pangunahing dokumento ng pagpupulong sa mga interesado sa sapat na oras upang maihanda nila ito.
Pang-apat, dapat nating isaalang-alang ang disenyo ng istraktura ng mga pagpupulong, iyon ay, ang mga patakaran sa pagpapatakbo at syempre kung paano ang 30 minuto na tumatagal ng pagpupulong ay nakabalangkas ng nilalaman. Panghuli, mahalaga na gumawa ng a follow-up ng pulong. Tiyakin na ang lahat ng mga kalahok ay may kamalayan sa mga kasunduan na ginawa at, sa kaganapan na dapat isagawa ang anumang pagkilos na pag-follow up, ano ang mga gawain na nakatalaga sa bawat isa at sa oras ng pagpapatupad