Pagsasama-sama ng data sa Excel – kung paano gumanap, at ano ang mga kinakailangan para sa mga talahanayan

Ang Data Consolidation ay isang feature sa Excel, salamat sa kung saan ang mga user ay may pagkakataon na pagsamahin ang data mula sa ilang mga talahanayan sa isa, pati na rin pagsamahin ang mga sheet na nasa pareho o iba't ibang mga file sa isa.

Mga opisyal na kinakailangan para sa mga talahanayan na kinakailangan upang makumpleto ang pagsasama-sama

Ang opsyong tinatawag na "Consolidate" ay hindi gagana kung ang mga talahanayan ay hindi nakakatugon sa mga kinakailangan. Upang matagumpay na makumpleto ang pamamaraan ng pagsasama ng data, kailangan mong:

• suriin ang talahanayan para sa mga walang laman na row/column at tanggalin ang mga ito kung mayroon man;
• gumamit ng parehong mga template;
• sundin ang mga pangalan ng mga column, hindi sila dapat magkaiba.

Mga Pangunahing Paraan ng Pagsasama-sama sa Excel

Kapag pinagsasama-sama ang data mula sa iba't ibang ulat, talahanayan, hanay ng parehong uri sa isang karaniwang file, maaari kang gumamit ng ilang iba't ibang paraan. Ang dalawang pangunahing paraan ng pagbubuod ng data ay tatalakayin sa ibaba: ayon sa posisyon at ayon sa kategorya.

• Sa unang variant, ang data sa mga orihinal na rehiyon ay nasa parehong pagkakasunud-sunod kung saan inilalapat ang magkaparehong mga label. I-roll up ayon sa posisyon upang pagsamahin ang data mula sa 3-4 na mga sheet na batay sa parehong template, halimbawa, ang mga financial statement ay angkop para sa pagsuri sa paraang ito.
• Sa pangalawang opsyon: ang data ay nasa random na pagkakasunud-sunod, ngunit may magkaparehong mga label. Pagsama-samahin ayon sa kategorya upang pagsamahin ang data mula sa maraming worksheet na may iba't ibang mga layout ngunit magkaparehong mga label ng data.

Mahalaga! Ang pamamaraang ito ay magkapareho sa pagbuo ng isang pivot table. Gayunpaman, maaari mong muling ayusin ang mga kategorya sa isang PivotTable. 

• Mayroon ding ikatlong paraan upang pagsamahin ang data - ito ay pagsasama-sama gamit ang mga formula. Totoo, ito ay bihirang ginagamit sa pagsasanay, dahil sa ang katunayan na ito ay tumatagal ng maraming oras mula sa gumagamit.

Hakbang-hakbang na mga tagubilin para sa pagsasagawa ng pagsasama-sama sa Excel

Susunod, isasaalang-alang namin ang pinakamadali at pinakamabilis na paraan upang pagsamahin.

Kaya, kung paano sumali sa maramihang mga talahanayan:

1. Una kailangan mong lumikha ng isang bagong sheet, pagkatapos kung saan ang software ay awtomatikong idagdag ito sa kanang bahagi. Kung kinakailangan, maaari mong i-drag ang sheet sa ibang lokasyon (halimbawa, sa dulo ng listahan) gamit ang kaliwang pindutan ng mouse.
2. Ang idinagdag na sheet, tumayo sa cell kung saan ka magtatrabaho. Pagkatapos ay pumunta sa tab na "Data", hanapin ang seksyong "Paggawa gamit ang data", mag-click sa item na tinatawag na "Consolidation".
3. Ang isang maliit na window ng mga setting ay lilitaw sa monitor.
4. Susunod, kakailanganin mong piliin ang naaangkop na function upang pagsamahin ang data.
5. Pagkatapos pumili ng isang function, pumunta sa field na "Link" sa pamamagitan ng pag-click sa loob nito. Dito kakailanganin mong pumili ng isang hanay ng mga cell nang paisa-isa. Upang gawin ito, lumipat muna sa sheet na may unang plato.
6. Pagkatapos ay piliin ang plato kasama ang header. Tiyaking tama ang lahat, pagkatapos ay mag-click sa icon na "Magdagdag". Sa pamamagitan ng paraan, maaari mong i-update / baguhin ang mga coordinate sa iyong sarili gamit ang keyboard, ngunit ito ay hindi maginhawa.
7. Upang pumili ng hanay mula sa isang bagong dokumento, buksan muna ito sa Excel. Pagkatapos nito, simulan ang proseso ng pagsasama sa unang aklat at lumipat sa pangalawa, piliin ang naaangkop na sheet sa loob nito, at pagkatapos ay pumili ng isang tiyak na bahagi ng mga cell.
8. Bilang resulta, ang unang entry ay mabubuo sa "List of Ranges".
9. Bumalik sa field na "Link", alisin ang lahat ng impormasyong nilalaman nito, pagkatapos ay idagdag ang mga coordinate ng natitirang mga plate sa listahan ng mga hanay.
10. Lagyan ng tsek ang mga kahon sa tabi ng mga sumusunod na function: “Mga Top Row Labels”, “Left Column Values”, “Bumuo ng Mga Link sa Source Data”.
11. Pagkatapos ay i-click ang "OK".
12. Ipapatupad ng Excel ang pamamaraan at gagawa ng bagong dokumento ayon sa mga set na parameter at mga napiling function.

Sa halimbawa, ang pag-link ay pinili, kaya ang output ay pinagsama-sama upang makatulong na ipakita/itago ang detalye.

Higit pang impormasyon tungkol sa paggamit ng mga hanay, pagdaragdag at pag-alis ng mga link

• Upang magamit ang bagong hanay para sa pagsasama-sama ng data, kakailanganin mong piliin ang opsyong "Pagsama-samahin", mag-click sa field na "Link" at piliin ang hanay o maglagay ng link. Pagkatapos mag-click sa pindutang "Magdagdag", lalabas ang link sa listahan ng mga hanay.
• Upang alisin ang isang link, piliin ito at mag-click sa "Alisin".
• Upang baguhin ang link, piliin ito sa listahan ng mga hanay. Lalabas ito sa field na "Link", kung saan maaari itong ma-update. Matapos ang tapos na mga manipulasyon, mag-click sa pindutang "Magdagdag". Pagkatapos ay alisin ang lumang bersyon ng binagong link.

Ang pagsasama-sama ng data ay tumutulong upang pagsamahin ang kinakailangang impormasyon na naroroon hindi lamang sa iba't ibang mga talahanayan at sheet, kundi pati na rin sa iba pang mga file (mga aklat). Ang pamamaraan ng paghahalo ay hindi tumatagal ng maraming oras at madaling simulan ang paggamit ng sunud-sunod na mga tagubilin.