Mula sa isang listahan ng data gawin ang autocomplete sa Excel

Kadalasan, ang isang gumagamit ng Excel ay nahaharap sa pangangailangan na punan ang mga cell ng data na nakaayos sa isang tiyak na lohikal na pagkakasunud-sunod. O, halimbawa, upang gumawa ng isang pagtataya kung ano ang magiging halaga ng isang tiyak na tagapagpahiwatig sa pamamagitan ng isang tiyak na sandali, kung magpapatuloy ang kasalukuyang kalakaran. Ngayon hindi mo na kailangang malaman ang dose-dosenang mga formula para sa lahat ng ito. Ang isang pares ng mga pag-click ng mouse ay sapat na, at ang problema ay nalutas. Ang lahat ay salamat sa autocomplete.

Ang tampok na ito ay kamangha-manghang sa kaginhawahan nito. Halimbawa, binibigyang-daan ka nitong mabilis na maglista ng mga buwan sa kalendaryo o gawin ito upang ang ika-15 at huling araw ng bawat buwan lamang ang ipinapakita (halimbawa, sa mga ulat sa accounting). 

Paano mo masusulit ang mahusay na tampok na ito?

Sa kanang sulok sa ibaba ay may isang parisukat, sa pamamagitan ng pag-drag nito, maaari mong ipagpatuloy ang serye ng mga halaga kung saan mayroong isang tiyak na pattern. Halimbawa, kung ang unang araw ay Lunes, pagkatapos ay sa pamamagitan ng pagsasagawa ng simpleng operasyong ito, maaari kang maglagay ng mga halaga sa mga sumusunod na linya: Martes, Miyerkules, Huwebes, Biyernes, at iba pa.

Kung mayroong isang hanay ng mga halaga sa isang cell tulad ng 1,2,4, pagkatapos ay sa pamamagitan ng pagpili sa lahat ng mga ito at pag-drag sa kahon pababa, maaari mong ipagpatuloy ang serye ng numero hanggang 8, 16, 32, at iba pa. Ito ay nagpapahintulot sa iyo na makabuluhang bawasan ang mga gastos sa oras.

Sa parehong paraan, isang listahan ng mga pangalan ng buwan ay nilikha.

At ito ang hitsura ng paggamit ng autocomplete para sa isang pag-unlad ng aritmetika. Sa aming halimbawa, gumagamit kami ng dalawang mga cell na may mga halaga ng 1,3, ayon sa pagkakabanggit, at pagkatapos ay ipagpatuloy ng autocomplete ang serye ng numero. 

Bukod dito, gagana ang reception kahit na nasa loob ng text ang numero. Halimbawa, kung isusulat mo ang "1 quarter" at i-drag ang kahon pababa, makukuha mo ang sumusunod.

Sa totoo lang, ito ang lahat ng mga pangunahing kaalaman na kailangan mong malaman. Ngunit kung gusto mong makabisado ang mga kasanayan sa pagtatrabaho sa Excel nang mas propesyonal, maaari mong gawing pamilyar ang iyong sarili sa ilang mga chip at trick.

Gamit ang Autocomplete Data List

Siyempre, ang paggawa ng listahan ng mga buwan o araw ng linggo ay hindi lahat ng magagawa ng Excel. Sabihin nating mayroon kaming listahan ng mga lungsod kung saan nagtatag ng mga service center ang aming kumpanya. Una kailangan mong isulat ang kumpletong listahan sa item na "Baguhin ang mga listahan", na maaaring ma-access sa pamamagitan ng pagkakasunud-sunod ng menu File - Mga Pagpipilian - Advanced - Pangkalahatan - I-edit ang mga listahan.

Susunod, lilitaw ang isang window na may listahan ng mga listahan na awtomatikong binuo sa Excel. 

Hindi marami sila dito. Ngunit ang hindi pagkakaunawaan na ito ay madaling maitama. Upang gawin ito, mayroong isang tamang window kung saan nakasulat ang tamang pagkakasunud-sunod ng mga halaga uXNUMXbuXNUMXbis. Maaaring gawin ang pagre-record sa dalawang paraan, parehong may mga kuwit at sa isang column. Kung mayroong maraming data, maaari silang ma-import. Sa ganitong paraan makakatipid ka ng maraming oras.

Ano ang kailangan para dito? Una kailangan mong lumikha ng isang listahan ng mga lungsod sa isang lugar sa dokumento, at pagkatapos ay gumawa lamang ng isang link dito sa field sa ibaba.

Ang listahan ay ginawa na ngayon at magagamit upang punan ang lahat ng iba pang mga cell.

Bilang karagdagan sa mga listahan sa format ng teksto, ginagawang posible ng Excel na lumikha ng mga numerical sequence, pati na rin ang isang listahan ng mga petsa na nakaayos ayon sa isang tiyak na pattern. Sa pinakadulo simula ng materyal na ito, ang isa sa mga paraan ng paggamit nito ay ibinigay, ngunit ito ay isang primitive na antas. Magagamit mo ang tool na ito nang mas may kakayahang umangkop, tulad ng isang tunay na alas.

Una, pipiliin namin ang mga kinakailangang halaga ng sequence (isa o higit pa) kasama ang bahagi ng hanay na gagamitin para sa listahan. Susunod, nakita namin ang pindutang "Punan" sa tuktok na panel at sa lilitaw na menu, mag-click sa pindutan ng "Pag-unlad".

Susunod, lilitaw ang isang window na may mga setting.

Sa kaliwang bahagi nito ay may mga radio button kung saan maaari mong itakda ang lokasyon ng hinaharap na pagkakasunud-sunod: ayon sa mga hilera o haligi. Sa unang kaso, bababa ang listahan, at sa pangalawa, pupunta ito sa kanan. 

Kaagad sa kanan ng setting ng lokasyon ay isang panel kung saan maaari mong piliin ang uri ng numerical sequence. Mayroong ilang mga pagpipilian upang pumili mula sa:

1. Arithmetic. Ang halaga sa bawat susunod na cell ay isang tiyak na numero na mas malaki kaysa sa nauna. Ang halaga nito ay tinutukoy ng mga nilalaman ng field na "Hakbang".
2. Geometric. Ang bawat kasunod na halaga ay ilang beses na mas malaki kaysa sa nauna. Magkano ang eksaktong depende sa kung aling hakbang ang ipinahiwatig ng user.
3. Petsa. Gamit ang opsyong ito, maaaring lumikha ang user ng pagkakasunod-sunod ng mga petsa. Kung pipiliin mo ang ganitong uri, ang mga karagdagang setting para sa yunit ng panukat ay isaaktibo. Isinasaalang-alang ang mga ito kapag gumuhit ng pagkakasunud-sunod: araw, araw ng pagtatrabaho, buwan, taon. Kaya, kung pipiliin mo ang item na "araw ng pagtatrabaho", hindi isasama sa listahan ang mga katapusan ng linggo. 
4. Autocomplete. Ang pagpipiliang ito ay katulad ng pag-drag sa kanang sulok sa ibaba. Sa madaling salita, ang Excel ang nagpapasya sa sarili nitong kung kailangan nitong ipagpatuloy ang serye ng numero o mas mabuting gumawa ng mas mahabang listahan. Kung tinukoy mo nang maaga ang mga halaga​​​​​, ang mga susunod ay maglalaman ng mga numero 2, 4, at iba pa. Kung bago iyon punan mo ang higit pang mga cell, pagkatapos ay ang function na "linear regression" ay gagamitin (ito ay isang napaka-kagiliw-giliw na pagpipilian na nagbibigay-daan sa iyo upang bumuo ng isang forecast batay sa umiiral na trend).

Sa ibaba ng dialog box na ito, tulad ng nakikita mo na, mayroong dalawang opsyon: ang laki ng hakbang, na tinalakay sa itaas, at ang halaga ng limitasyon.

Matapos makumpleto ang lahat ng mga operasyon, kailangan mong pindutin ang pindutan ng "OK". Sa parehong paraan, ang isang listahan ng mga araw ng trabaho para sa isang tiyak na panahon ay nilikha (halimbawa, hanggang 31.12.2020/XNUMX/XNUMX). At ang gumagamit ay hindi kailangang gumawa ng isang malaking bilang ng mga hindi kinakailangang paggalaw!

Ayan, kumpleto na ang setup. Ngayon tingnan natin ang ilang higit pang mga propesyonal na pamamaraan ng autocomplete.

Gamit ang mouse

Ito ang pinaka-maginhawang paraan para mag-autocomplete, na nagbibigay-daan sa iyong eleganteng magsagawa ng kahit na ang pinakamasalimuot na operasyon. Mayroong dalawang mga opsyon para sa kung paano ito magagamit: gamit ang kaliwang pindutan ng mouse o ang kanan. Halimbawa, ang gawain ay gumawa ng isang listahan ng mga numero na nakaayos sa pataas na pagkakasunud-sunod, kung saan ang bawat susunod na halaga ay tataas ng isa. Karaniwan, para dito, ang isang yunit ay ipinasok sa unang cell, at isang deuce sa pangalawa, pagkatapos ay i-drag nila ang kahon sa kanang sulok sa ibaba. Ngunit posible na makamit ang layuning ito sa pamamagitan ng isa pang paraan - sa pamamagitan lamang ng pagpuno sa unang cell. Pagkatapos ay kailangan mong i-drag ito pababa mula sa kanang sulok sa ibaba. Pagkatapos nito, lilitaw ang isang pindutan sa anyo ng isang parisukat. Kailangan mong i-click ito at piliin ang item na "Punan".

Maaari mo ring gamitin ang function na "Fill only formats", kung saan maaari mo lamang i-extend ang mga cell format.

Ngunit mayroong isang mas mabilis na paraan: hawak ang pindutan ng Ctrl habang kinakaladkad ang cell nang magkatulad.

Totoo, ito ay angkop lamang para sa mga autocomplete na pagkakasunud-sunod ng mga numero. Kung susubukan mong hilahin ang trick na ito gamit ang data ng ibang uri, ang mga value na uXNUMXbuXNUMXb ay kokopyahin lang sa mga sumusunod na cell.

Mayroong isang paraan upang mapabilis ang tawag ng menu ng konteksto. Upang gawin ito, i-drag ang kahon sa pamamagitan ng pagpindot sa kanang pindutan ng mouse.

Pagkatapos ay lilitaw ang isang hanay ng mga utos. Kaya, maaari kang tumawag ng isang dialog box na may karagdagang mga setting ng autocomplete sa pamamagitan ng pag-click sa item ng menu na "Progression". Ngunit may isang limitasyon. Ang maximum na haba ng sequence sa kasong ito ay limitado sa huling cell.

Upang maisagawa ang awtomatikong pagkumpleto hanggang sa kinakailangang halaga (isang tiyak na numero o petsa), dapat mong pindutin ang kanang pindutan ng mouse, na dati nang naidirekta ang cursor sa kahon, at i-drag ang marker pababa. Pagkatapos ay bumalik ang cursor. At ang huling hakbang ay ang bitawan ang mouse. Bilang resulta, lalabas ang isang menu ng konteksto na may mga setting ng autocomplete. Pumili ng progression. Dito, isang cell lang ang napili, kaya kailangan mong tukuyin ang lahat ng mga parameter ng autofill sa mga setting: direksyon, hakbang, limit na halaga, at pindutin ang OK na buton.

Ang isang partikular na kawili-wiling function ng Excel ay ang linear at exponential approximation. Ginagawa nitong posible na bumuo ng isang pagtataya kung paano magbabago ang mga halaga, batay sa umiiral na pattern. Bilang isang patakaran, upang makagawa ng isang pagtataya, kailangan mong gumamit ng mga espesyal na function ng Excel o magsagawa ng mga kumplikadong kalkulasyon, kung saan ang mga halaga ng independiyenteng variable ay pinalitan. Mas madaling ipakita ang halimbawang ito sa pagsasanay.

Halimbawa, mayroong isang dinamika ng isang tagapagpahiwatig, ang halaga nito ay tumataas ng parehong numero sa bawat panahon. 

Mas madaling maunawaan kung paano hinuhulaan ang mga halaga sa isang linear na trend (kapag ang bawat susunod na tagapagpahiwatig ay tumataas o bumababa ng isang tiyak na halaga). Ang mga karaniwang function ng Excel ay angkop para dito, ngunit mas mahusay na gumuhit ng isang graph na nagpapakita ng linya ng trend, ang equation ng function, at ang inaasahang halaga para sa higit na kalinawan.

Upang malaman kung ano ang hinulaang tagapagpahiwatig sa mga terminong numero, kapag kinakalkula, kailangan mong kunin ang equation ng regression bilang batayan (o direktang gamitin ang mga formula na binuo sa Excel). Bilang isang resulta, magkakaroon ng maraming mga aksyon na hindi lahat ay maaaring maunawaan kaagad sa bat. 

Ngunit ang linear regression ay nagpapahintulot sa iyo na ganap na iwanan ang mga kumplikadong formula at paglalagay. Gamitin lang ang autocomplete. Kinukuha ng user ang isang hanay ng data batay sa kung saan ginawa ang isang hula. Napili ang hanay ng mga cell na ito, pagkatapos ay pinindot ang kanang pindutan ng mouse, na kailangan mong i-drag ang hanay ng kinakailangang bilang ng mga cell (depende sa distansya ng punto sa hinaharap kung saan kinakalkula ang hinulaang halaga). Lilitaw ang isang menu ng konteksto, kung saan kailangan mong piliin ang item na "Linear Approximation". Iyon lang, ang isang pagtataya ay nakuha na hindi nangangailangan ng mga espesyal na kasanayan sa matematika, pag-plot o pagkuha ng mga formula.

Kung ang mga tagapagpahiwatig ay tumaas sa bawat yugto ng panahon sa pamamagitan ng isang tiyak na porsyento, pagkatapos ay pinag-uusapan natin ang tungkol sa paglago ng exponential. Halimbawa, ang pagtataya sa dinamika ng isang epidemya o paghula ng interes sa isang deposito sa bangko ay nakabatay lamang sa gayong pattern.

Wala nang mas epektibong paraan para sa paghula ng exponential growth kaysa sa inilarawan namin.

Gamit ang mouse upang i-autofill ang mga petsa

Kadalasan ito ay kinakailangan upang taasan ang mayroon nang listahan ng mga petsa. Upang gawin ito, kinukuha ang ilang petsa at dina-drag sa kanang sulok sa ibaba gamit ang kaliwang pindutan ng mouse. Lumilitaw ang isang parisukat na icon, kung saan maaari mong piliin ang paraan ng pagpuno.

Halimbawa, kung ang isang accountant ay gumagamit ng isang spreadsheet, ang opsyon na "mga araw ng linggo" ay babagay sa kanya. Gayundin, ang item na ito ay kakailanganin ng sinumang iba pang mga espesyalista na kailangang gumawa ng mga pang-araw-araw na plano, halimbawa, HR.

At narito ang isa pang pagpipilian, kung paano ipatupad ang awtomatikong pagpuno ng mga petsa gamit ang mouse. Halimbawa, ang isang kumpanya ay dapat magbayad ng suweldo sa ika-15 at sa huling araw ng buwan. Susunod, kailangan mong magpasok ng dalawang petsa, iunat ang mga ito at piliin ang paraan ng pagpuno "sa mga buwan". Magagawa ito alinman sa pamamagitan ng pag-click sa kaliwang pindutan ng mouse sa parisukat sa kanang sulok sa ibaba, o sa pamamagitan ng paggamit ng kanang pindutan, na sinusundan ng isang awtomatikong tawag sa menu ng konteksto.

Mahalaga! Ang ika-15 ay nananatili, anuman ang buwan, at ang huli ay awtomatiko.

Gamit ang kanang pindutan ng mouse maaari mong ayusin ang pag-unlad. Halimbawa, gumawa ng listahan ng mga araw ng trabaho sa taong ito, na magiging hanggang ika-31 ng Disyembre. Kung gumagamit ka ng autofill gamit ang kanang pindutan ng mouse o sa pamamagitan ng menu, na maaaring ma-access sa pamamagitan ng parisukat, pagkatapos ay mayroong isang opsyon na "Instant na punan". Sa unang pagkakataon, ibinigay ng mga developer ang feature na ito sa Excel 2013. Kinakailangang mapunan ang mga cell ayon sa isang tiyak na pattern. Ito ay magbibigay-daan sa iyo upang makatipid ng maraming oras.

Konklusyon

Actually, yun lang. Ang Autocomplete ay isang napaka-kapaki-pakinabang na feature na tumutulong sa iyong i-automate ang maraming workflow at gumawa ng mga hula batay sa mga pattern. Walang karagdagang mga formula o kalkulasyon ang kinakailangan. Ito ay sapat na upang pindutin ang isang pares ng mga pindutan, at ang mga resulta ay lilitaw na parang sa pamamagitan ng magic.