Paano awtomatikong punan ang petsa sa Excel

Ang pagtatrabaho sa oras at petsa ay isang mahalagang aspeto ng paggamit ng Microsoft Excel. Ngayon ay matututunan mo kung paano ka makakapagpasok ng petsa sa iba't ibang paraan, kung paano matukoy ang petsa ngayon gamit ang isang timestamp, o gumamit ng mga dynamic na nagbabagong halaga. Mauunawaan mo rin kung anong mga aksyon ang maaari mong gamitin upang punan ang isang column o row ng mga araw ng linggo.

Mayroong ilang mga opsyon upang magdagdag ng mga petsa sa Excel. Depende sa kung anong mga layunin ang iyong hinahabol, iba ang mga aksyon. At ang mga gawain ay maaaring anuman: tukuyin ang petsa ngayon o magdagdag ng petsa sa sheet, na awtomatikong ia-update at palaging ipapakita kung ano ang kasalukuyang nasa orasan at kalendaryo. O gusto mong awtomatikong mapunan ang spreadsheet ng mga araw ng negosyo, o gusto mong maglagay ng random na petsa. Anuman ang mga layunin na iyong hinahabol, ngayon ay matututunan mo kung paano makamit ang mga ito.

Paano maglagay ng petsa sa Excel

Maaaring ipasok ng user ang petsa sa spreadsheet gamit ang iba't ibang paraan at format. Halimbawa, maaari mo itong isulat bilang Enero 1, 2020, o maaari mo itong isulat bilang Enero 1.01.2020, XNUMX. Anuman ang format kung saan tutukuyin ang petsa, awtomatikong matutukoy ng program na gustong i-record ito ng user. Kadalasan, ang program mismo ay nag-format ng halaga batay sa format na itinakda sa Windows, ngunit sa ilang mga kaso, ang pag-format ay posible sa form na tinukoy ng user.

Sa anumang kaso, kung ang format ng petsa ng user ay hindi nasiyahan, maaari niya itong baguhin sa mga setting ng cell. Paano maiintindihan na ang halaga na tinukoy ng user, tinukoy ng Excel bilang isang petsa? Ito ay ipinahiwatig ng pagkakahanay ng halaga sa kanan, at hindi sa kaliwa.

Kung hindi matukoy ng Excel ang ipinasok na data at italaga ang tamang format, at nakita mong hindi sila matatagpuan sa kanang gilid ng cell, maaari mong subukang ipasok ang petsa sa anumang iba pang format na malapit sa pamantayan. . Upang makita kung alin ang kasalukuyang magagamit, maaari kang pumunta sa menu na "Cell Format", na makikita sa seksyong "Number", na matatagpuan sa tab na "Home".

Kung may pangangailangan para dito, madaling baguhin ng user ang view ng representasyon ng cell na naitala bilang isa na naglalaman ng petsa. Upang gawin ito, maaari mong gamitin ang parehong window ng Format Cells na inilarawan sa itaas.

Maaari din itong tawagan gamit ang key combination na Ctrl + 1.

Minsan ang gumagamit ay nahaharap sa isang sitwasyon kung saan ang isang cell ay ipinapakita sa anyo ng isang malaking bilang ng mga grids na nakapaloob dito. Bilang isang patakaran, ipinapahiwatig nito na hinihiling ng programa sa gumagamit na dagdagan ang mga laki ng cell. Ang pag-aayos ng problemang ito ay napaka-simple. Ito ay sapat na upang i-double-click ang kanang hangganan ng hanay kung saan ipinapakita ang error na ito. Pagkatapos nito, awtomatikong matutukoy ang lapad ng mga cell sa column na ito, batay sa pinakamalaking haba ng string ng text na nakapaloob dito.

Bilang kahalili, maaari mong itakda ang tamang lapad sa pamamagitan ng pag-drag sa kanang hangganan hanggang sa tama ang lapad ng cell.

Paglalagay ng kasalukuyang petsa at oras

Mayroong dalawang mga opsyon para sa pagpasok ng kasalukuyang oras at petsa sa Excel: static at dynamic. Ang una ay nagsisilbing timestamp. Ang pangalawang opsyon ay nagbibigay-daan sa iyong palaging panatilihin ang kasalukuyang petsa at oras sa cell.

Ano ang maaaring gawin upang matiyak na ang timestamp ay palaging napapanahon? Upang gawin ito, gamitin ang parehong mga formula tulad ng sa ibaba. Palagi nilang ipapakita ang kasalukuyang petsa at oras.

Kung kailangan mong magtakda ng static na oras, maaari kang gumamit ng mga espesyal na tool sa Excel na tinatawag gamit ang mga hot key:

1. Ctrl + ; o Ctrl + Shift + 4 – awtomatikong ipinapasok ng mga hot key na ito sa cell ang petsa na nauugnay sa sandaling nag-click ang tao sa mga button na ito.
2. Ctrl + Shift + ; o Ctrl+Shift+6 – sa kanilang tulong maaari mong itala ang kasalukuyang oras.
3. Kung kailangan mong ipasok ang parehong oras at petsa na may kaugnayan sa ngayon, kailangan mo munang pindutin ang unang kumbinasyon ng key, pagkatapos ay pindutin ang space bar at tawagan ang pangalawang kumbinasyon.

Anong mga tukoy na susi ang gagamitin? Ang lahat ay nakasalalay sa layout na kasalukuyang naka-activate. Kung naka-on na ngayon ang layout ng English, gagamitin ang unang kumbinasyon, ngunit kung pangalawa ang layout (iyon ay, ang susunod kaagad pagkatapos ng salitang "o").

Dapat tandaan na ang paggamit ng mga hotkey na ito ay hindi palaging perpekto. Sa ilang mga kaso, isa lamang sa mga kumbinasyong inilarawan sa itaas ang gumagana, anuman ang pipiliin na wika. Samakatuwid, ang pinakamahusay na paraan upang maunawaan kung alin ang gagamitin ay ang pagsubok.

Bilang isang patakaran, ang pattern ay ang mga sumusunod: ang lahat ay nakasalalay sa kung aling wika ang na-install sa oras na binuksan ang file. Kung English, kahit na baguhin mo ang layout sa , hindi magbabago ang sitwasyon. Kung ang wika ay na-install, pagkatapos ay kahit na baguhin mo ito sa Ingles, pagkatapos ay kailangan mong gamitin ang formula na angkop para sa wika.

Paano awtomatikong magtakda ng permanenteng timestamp (na may mga formula)

Upang palaging ipakita ng cell ang oras, mayroong mga espesyal na formula. Ngunit ang partikular na formula ay depende sa kung anong mga gawain ang ginagawa ng user. Kaya, kung sapat na ang karaniwang pagpapakita ng oras sa talahanayan, kailangan mong gamitin ang function TDATA(), na hindi naglalaman ng anumang mga argumento. Pagkatapos naming ipasok ito sa cell, binabago namin ang format nito sa "Oras" sa paraang inilarawan sa itaas.

Kung sa ibang pagkakataon, batay sa data na ito, gagawa ka ng iba at gagamitin ang resulta sa mga formula, kung gayon mas mahusay na gumamit ng dalawang pag-andar nang sabay-sabay: =DATE()-TODAY()

Bilang resulta, magiging zero ang bilang ng mga araw. Samakatuwid, oras na lang ang mananatili bilang resulta na ibinalik ng formula na ito. Ngunit dito kailangan mo ring gumamit ng isang format ng oras upang ang lahat ay gumagana tulad ng isang orasan. Kapag gumagamit ng mga formula, kailangan mong bigyang pansin ang mga sumusunod na nuances:

1. Ang data ay hindi naa-update sa lahat ng oras. Upang ang petsa at oras ay mabago sa kasalukuyan, dapat mong isara ang window, na dati nang nai-save ito, at pagkatapos ay buksan itong muli. Gayundin, nangyayari ang pag-update kung pinagana mo ang isang macro na na-configure para sa function na ito.
2. Ginagamit ng function na ito ang system clock bilang data source nito. Samakatuwid, kung ang mga ito ay na-configure nang hindi tama, ang formula ay hindi rin gagana nang maayos. Samakatuwid, inirerekomenda na itakda ang awtomatikong pagtuklas ng petsa at oras mula sa Internet.

Ngayon isipin natin ang ganoong sitwasyon. Mayroon kaming isang talahanayan na may listahan ng mga kalakal na matatagpuan sa column A. Kaagad pagkatapos na maipadala ang mga ito, dapat ipasok ng customer ang halagang "Oo" sa isang espesyal na cell. Gawain: awtomatikong ayusin ang oras kung kailan isinulat ng isang tao ang salitang "Oo" at sa parehong oras ay protektahan ito mula sa pagbabago.

Anong mga aksyon ang maaaring gawin upang makamit ang layuning ito? Halimbawa, maaari mong subukang gamitin ang function KUNG, na maglalaman din ng parehong function, ngunit may data na depende sa halaga ng isa pang cell. Mas madaling ipakita ito sa isang halimbawa. Ang formula ay magiging ganito: =IF(B2="Yes", IF(C2="";DATE(); C2); "")

I-decipher natin ang formula na ito.

• Ang B ay ang column kung saan kailangan nating itala ang kumpirmasyon ng paghahatid.
• Ang C2 ay ang cell kung saan ipapakita ang time stamp pagkatapos naming isulat ang salitang "Oo" sa cell B2.

Ang formula sa itaas ay gumagana tulad ng sumusunod. Sinusuri nito kung ang salitang "Oo" ay nasa cell B2. Kung gayon, isasagawa ang pangalawang pagsusuri na nagsusuri kung walang laman ang cell C2. Kung gayon, ibabalik ang kasalukuyang petsa at oras. Kung wala sa itaas ang gumagana IF naglalaman ng iba pang mga parameter, pagkatapos ay walang pagbabago.

Kung gusto mong ang criterion ay "kung mayroon man lang ilang value", kailangan mong gamitin ang operator na "not equal" <> sa kundisyon. Sa kasong ito, ang formula ay magiging ganito: =IF(B2<>“”; IF(C2=””;DATE(); C2); “”)

Gumagana ang formula na ito tulad nito: una, sinusuri nito kung mayroong hindi bababa sa ilang nilalaman sa cell. Kung oo, magsisimula na ang pangalawang pagsusuri. Dagdag pa, ang pagkakasunud-sunod ng mga aksyon ay nananatiling pareho.

Para sa buong pagganap ng formula na ito, dapat mong paganahin ang mga interactive na kalkulasyon sa tab na "File" at sa seksyong "Mga Opsyon - Mga Formula". Sa kasong ito, hindi kanais-nais na tiyakin na ang cell ay tinutukoy dito. Ang pagganap ay magiging mas malala mula dito, ngunit ang pag-andar ay hindi mapabuti.

Paano awtomatikong punan ang mga petsa sa Excel

Kung kailangan mong punan ang karamihan sa talahanayan ng mga petsa, maaari kang gumamit ng isang espesyal na tampok na tinatawag na autocomplete. Tingnan natin ang ilang mga espesyal na kaso ng paggamit nito.

Ipagpalagay na kailangan nating punan ang isang listahan ng mga petsa, na ang bawat isa ay mas matanda ng isang araw kaysa sa nauna. Sa kasong ito, dapat mong gamitin ang autocomplete tulad ng gagawin mo sa anumang iba pang halaga. Una kailangan mong tukuyin ang unang petsa sa cell, at pagkatapos ay gamitin ang autocomplete marker upang ilipat ang formula pababa o pakanan, depende sa pagkakasunud-sunod kung saan partikular na matatagpuan ang impormasyon sa talahanayan sa iyong kaso. Ang autofill marker ay isang maliit na parisukat na matatagpuan sa kanang sulok sa ibaba ng cell, sa pamamagitan ng pag-drag dito, maaari mong awtomatikong punan ang isang malaking halaga ng impormasyon. Awtomatikong tinutukoy ng programa kung paano punan nang tama, at sa karamihan ng mga kaso, ito ay lumalabas na tama. Sa screenshot na ito, pinunan namin ang mga araw sa isang column. Nakuha namin ang sumusunod na resulta. 

Ngunit ang mga posibilidad ng autocomplete ay hindi nagtatapos doon. Magagawa mo ito kahit na may kaugnayan sa mga karaniwang araw, buwan o taon. Mayroong dalawang buong paraan kung paano ito gagawin.

1. Gamitin ang karaniwang autocomplete token gaya ng inilarawan sa itaas. Matapos awtomatikong tapusin ng programa ang lahat, kailangan mong mag-click sa icon na may mga pagpipilian sa autocomplete at piliin ang naaangkop na paraan.
2. I-drag ang autofill marker gamit ang kanang pindutan ng mouse, at kapag binitawan mo ito, awtomatikong lalabas ang isang menu na may mga setting. Piliin ang paraan na gusto mo at magsaya.

Posible ring magsagawa ng awtomatikong pagpapasok tuwing N araw. Upang gawin ito, kailangan mong magdagdag ng isang halaga sa cell, i-right-click sa autocomplete handle, pindutin nang matagal ito at i-drag ito sa lugar kung saan mo gustong tapusin ang pagkakasunud-sunod ng numero. Pagkatapos nito, piliin ang pagpipiliang punan ng "Pag-unlad" at piliin ang halaga ng hakbang.

Paano ilagay ang kasalukuyang petsa sa footer

Ang footer ay isang lugar ng dokumento, na, kumbaga, pangkalahatan para sa buong aklat. Iba't ibang data ang maaaring ilagay doon: ang pangalan ng taong nag-compile ng dokumento, ang araw na ginawa ito. Kasama ang ilagay ang kasalukuyang petsa. Sundin ang mga tagubilin sa ibaba:

1. Buksan ang menu na "Ipasok", kung saan tatawagan mo ang menu ng mga setting ng header at footer.
2. Idagdag ang mga elemento ng header na kailangan mo. Maaari itong maging alinman sa simpleng teksto o petsa, oras.

Mahalagang tala: ang petsa ay magiging static. Ibig sabihin, walang awtomatikong paraan para patuloy na i-update ang impormasyon sa mga header at footer. Kailangan mo lang isulat mula sa keyboard ang data na may kaugnayan sa sandaling iyon.

Dahil nilayon ang mga header at footer na magpakita ng impormasyon ng serbisyo na hindi direktang nauugnay sa nilalaman ng dokumento, walang saysay na magpasok ng mga formula at iba pa doon. Kung kailangan mong gumamit ng mga formula, maaari mong palaging isulat ang nais na mga halaga sa unang linya (at magdagdag ng isang walang laman na linya sa lugar na ito kung ang ilang data ay nakaimbak na doon) at ayusin ito sa pamamagitan ng "View" o "Window ” na tab, depende sa bersyon ng office suite na iyong ginagamit (ang unang opsyon ay para sa mga edisyong iyon na inilabas pagkatapos ng 2007, at ang pangalawa ay para sa mga bago sa panahong iyon).

Kaya, naisip namin ang iba't ibang paraan upang awtomatikong ipasok ang petsa at oras sa Excel. Nakikita namin na walang kumplikado dito, at kahit isang bata ay maaaring malaman ito.