Ang bahaging ito ng tutorial ay nagdedetalye kung paano gumawa ng PivotTable sa Excel. Ang artikulong ito ay isinulat para sa Excel 2007 (pati na rin ang mga susunod na bersyon). Ang mga tagubilin para sa mga naunang bersyon ng Excel ay matatagpuan sa isang hiwalay na artikulo: Paano lumikha ng isang PivotTable sa Excel 2003?
Bilang halimbawa, isaalang-alang ang sumusunod na talahanayan, na naglalaman ng data ng mga benta para sa isang kumpanya para sa unang quarter ng 2016:
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | petsa | Invoice Ref | dami | Sinabi ni Sales Rep. | Rehiyon |
| 2 | 01/01/2016 | 2016 - 0001 | $ 819 | Barnes | Hilaga |
| 3 | 01/01/2016 | 2016 - 0002 | $ 456 | kayumanggi | Timog |
| 4 | 01/01/2016 | 2016 - 0003 | $ 538 | Jones | Timog |
| 5 | 01/01/2016 | 2016 - 0004 | $ 1,009 | Barnes | Hilaga |
| 6 | 01/02/2016 | 2016 - 0005 | $ 486 | Jones | Timog |
| 7 | 01/02/2016 | 2016 - 0006 | $ 948 | Panday-bakal | Hilaga |
| 8 | 01/02/2016 | 2016 - 0007 | $ 740 | Barnes | Hilaga |
| 9 | 01/03/2016 | 2016 - 0008 | $ 543 | Panday-bakal | Hilaga |
| 10 | 01/03/2016 | 2016 - 0009 | $ 820 | kayumanggi | Timog |
| 11 | ... | ... | ... | ... | ... |
Upang magsimula, gumawa tayo ng napakasimpleng pivot table na magpapakita ng kabuuang benta ng bawat isa sa mga nagbebenta ayon sa talahanayan sa itaas. Upang gawin ito, gawin ang sumusunod:
- Pumili ng anumang cell mula sa hanay ng data o sa buong hanay na gagamitin sa talahanayan ng pivot.Pansin: Kung pipili ka ng isang cell mula sa isang hanay ng data, awtomatikong makikita at pipiliin ng Excel ang buong hanay ng data para sa PivotTable. Upang ang Excel ay pumili ng isang hanay nang tama, ang mga sumusunod na kundisyon ay dapat matugunan:
- Ang bawat column sa hanay ng data ay dapat may sariling natatanging pangalan;
- Ang data ay hindi dapat maglaman ng mga walang laman na linya.
- Ang pag-click sa pindutan talahanayan ng buod (Pivot Table) sa seksyon Mga Table (Mga Talahanayan) na tab Isingit (Ipasok) Excel menu ribbons.
- May lalabas na dialog box sa screen. Lumikha ng PivotTable (Gumawa ng PivotTable) tulad ng ipinapakita sa figure sa ibaba.
Tiyaking tumutugma ang napiling hanay sa hanay ng mga cell na dapat gamitin upang likhain ang PivotTable. Dito maaari mo ring tukuyin kung saan dapat ipasok ang nilikhang pivot table. Maaari kang pumili ng umiiral na sheet upang magpasok ng pivot table dito, o opsyon - Sa isang bagong sheet (Bagong worksheet). i-click OK. - Lalabas ang isang walang laman na pivot table, pati na rin ang isang panel Mga field ng pivot table (Listahan ng Field ng Pivot Table) na may maraming field ng data. Tandaan na ito ang mga header mula sa orihinal na datasheet.
- Sa mga panel Mga field ng pivot table (Listahan ng Field ng Pivot Table):
- drag at drop Sinabi ni Sales Rep. sa lugar Mga hilera (Mga Label ng Row);
- drag at drop dami в Ang mga halaga (Mga Halaga);
- Sinusuri namin: in Ang mga halaga (Mga halaga) ay dapat na isang halaga Field ng halaga Halaga (Kabuuan ng Halaga), а не Halaga ayon sa field Halaga (Bilang ng Halaga).
Sa halimbawang ito, ang column dami naglalaman ng mga numerong halaga, kaya ang lugar Σ Mga halaga (Σ Values) ay pipiliin bilang default Field ng halaga Halaga (Kabuuan ng Halaga). Kung sa isang kolum dami ay maglalaman ng mga non-numeric o walang laman na value, pagkatapos ay mapipili ang default na pivot table Halaga ayon sa field Halaga (Bilang ng Halaga). Kung nangyari ito, maaari mong baguhin ang dami sa halaga tulad ng sumusunod:
- Sa Σ Mga halaga (Σ Values) mag-click sa Halaga ayon sa field Halaga (Bilang ng Halaga) at piliin ang opsyon Mga pagpipilian sa field ng halaga (Mga Setting ng Value Field);
- Sa Advanced tab Operasyon (Ibuod ang Mga Halaga Ayon sa) pumili ng isang operasyon Kabuuan (Kabuuan);
- Pindutin dito OK.
Tiyaking tumutugma ang napiling hanay sa hanay ng mga cell na dapat gamitin upang likhain ang PivotTable. Dito maaari mo ring tukuyin kung saan dapat ipasok ang nilikhang pivot table. Maaari kang pumili ng umiiral na sheet upang magpasok ng pivot table dito, o opsyon - Sa isang bagong sheet (Bagong worksheet). i-click OK.
Ang PivotTable ay mapupunan ng mga kabuuang benta para sa bawat salesperson, tulad ng ipinapakita sa larawan sa itaas.
Kung gusto mong ipakita ang mga dami ng benta sa mga unit ng pera, dapat mong i-format ang mga cell na naglalaman ng mga halagang ito. Ang pinakamadaling paraan upang gawin ito ay i-highlight ang mga cell na ang format ay gusto mong i-customize at piliin ang format Salapi (Currency) seksyon Numero (Numero) tab Tahanan (Home) Excel menu ribbons (tulad ng ipinapakita sa ibaba).
Bilang resulta, ang pivot table ay magiging ganito:
- pivot table bago ang setting ng format ng numero
- pivot table pagkatapos magtakda ng format ng currency
Pakitandaan na ang default na format ng currency ay depende sa mga setting ng system.
Mga Inirerekomendang PivotTables sa Pinakabagong Bersyon ng Excel
Sa mga kamakailang bersyon ng Excel (Excel 2013 o mas bago), sa Isingit (Insert) button na naroroon Mga inirerekomendang pivot table (Inirerekomendang Mga Pivot Table). Batay sa napiling source data, ang tool na ito ay nagmumungkahi ng mga posibleng pivot table format. Maaaring matingnan ang mga halimbawa sa website ng Microsoft Office.