Nilalaman
Maraming mga proseso ng negosyo (at maging ang buong negosyo) sa buhay na ito ay nagsasangkot ng katuparan ng mga order ng isang limitadong bilang ng mga gumaganap sa isang naibigay na deadline. Ang pagpaplano sa ganitong mga kaso ay nangyayari, tulad ng sinasabi nila, "mula sa kalendaryo" at madalas na kailangang ilipat ang mga kaganapang nakaplano dito (mga order, pagpupulong, paghahatid) sa Microsoft Excel - para sa karagdagang pagsusuri sa pamamagitan ng mga formula, pivot table, charting, atbp.
Siyempre, nais kong ipatupad ang naturang paglipat hindi sa pamamagitan ng hangal na pagkopya (na hindi lang mahirap), ngunit sa awtomatikong pag-update ng data upang sa hinaharap ang lahat ng mga pagbabago na ginawa sa kalendaryo at mga bagong order sa mabilisang ay maipapakita sa Excel. Maaari mong ipatupad ang naturang pag-import sa loob ng ilang minuto gamit ang Power Query add-in na nakapaloob sa Microsoft Excel, simula sa 2016 na bersyon (para sa Excel 2010-2013, maaari itong ma-download mula sa website ng Microsoft at mai-install nang hiwalay mula sa link) .
Ipagpalagay na ginagamit namin ang libreng Google Calendar para sa pagpaplano, kung saan, para sa kaginhawahan, gumawa ako ng hiwalay na kalendaryo (ang button na may plus sign sa kanang sulok sa ibaba sa tabi ng Iba pang mga kalendaryo) na may pamagat Trabaho. Dito namin ipinapasok ang lahat ng mga order na kailangang kumpletuhin at maihatid sa mga customer sa kanilang mga address:
Sa pamamagitan ng pag-double click sa anumang order, maaari mong tingnan o i-edit ang mga detalye nito:
Tandaan na:
- Ang pangalan ng kaganapan ay tagapamahalana tumutupad sa utos na ito (Elena) at ORDERNUMBER
- Ipinahiwatig tirahan paghahatid
- Ang tala ay naglalaman ng (sa magkahiwalay na linya, ngunit sa anumang pagkakasunud-sunod) ng mga parameter ng order: uri ng pagbabayad, halaga, pangalan ng customer, atbp. sa format Parameter=Halaga.
Para sa kalinawan, ang mga order ng bawat manager ay naka-highlight sa kanilang sariling kulay, bagaman hindi ito kinakailangan.
Hakbang 1. Kumuha ng link sa Google Calendar
Una kailangan naming kumuha ng web link sa aming kalendaryo ng order. Upang gawin ito, mag-click sa pindutan na may tatlong tuldok Gumagana ang Mga Pagpipilian sa Kalendaryo sa tabi ng pangalan ng kalendaryo at piliin ang command Mga Setting at Pagbabahagi:
Sa window na bubukas, maaari mong, kung ninanais, gawing pampubliko ang kalendaryo o buksan ang access dito para sa mga indibidwal na user. Kailangan din namin ng link para sa pribadong pag-access sa kalendaryo sa format na iCal:
Hakbang 2. Mag-load ng data mula sa kalendaryo sa Power Query
Ngayon buksan ang Excel at sa tab data (kung mayroon kang Excel 2010-2013, pagkatapos ay sa tab kapangyarihan query) pumili ng utos Mula sa internet (Data — Mula sa Internet). Pagkatapos ay i-paste ang kinopyang landas sa kalendaryo at i-click ang OK.
Hindi nakikilala ng iCal Power Query ang format, ngunit madali itong tumulong. Sa esensya, ang iCal ay isang plain text file na may colon bilang delimiter, at sa loob nito ay ganito ang hitsura:
Kaya maaari kang mag-right-click lamang sa icon ng na-download na file at piliin ang format na pinakamalapit sa kahulugan CSV – at ang aming data tungkol sa lahat ng mga order ay ilo-load sa editor ng query ng Power Query at hahatiin sa dalawang column ayon sa colon:
Kung titingnan mong mabuti, malinaw mong makikita na:
- Ang impormasyon tungkol sa bawat kaganapan (order) ay pinagsama-sama sa isang bloke na nagsisimula sa salitang BEGIN at nagtatapos sa END.
- Ang mga oras ng pagsisimula at pagtatapos ay iniimbak sa mga string na may label na DTSTART at DTEND.
- Ang address sa pagpapadala ay LOCATION.
- Tala ng order – field ng DESCRIPTION.
- Pangalan ng kaganapan (pangalan ng manager at numero ng order) — field ng SUMMARY.
Ito ay nananatiling kunin ang kapaki-pakinabang na impormasyong ito at ibahin ito sa isang maginhawang talahanayan.
Hakbang 3. I-convert sa Normal View
Upang gawin ito, gawin ang sumusunod na hanay ng mga aksyon:
- Tanggalin natin ang nangungunang 7 linya na hindi natin kailangan bago ang unang BEGIN command Home — Tanggalin ang Mga Hanay — Tanggalin ang Mga Nangungunang Hanay (Home — Alisin ang mga hilera — Alisin ang mga nangungunang hilera).
- I-filter ayon sa column Column1 mga linyang naglalaman ng mga field na kailangan namin: DTSTART, DTEND, DESCRIPTION, LOCATION at SUMMARY.
- Sa Advanced tab Pagdaragdag ng column piliin Hanay ng index (Magdagdag ng column — Index column)upang magdagdag ng column ng row number sa aming data.
- Doon sa tab. Pagdaragdag ng column pumili ng isang pangkat Kolumn na may kondisyon (Magdagdag ng column — Conditional column) at sa simula ng bawat bloke (order) ipinapakita namin ang halaga ng index:
- Punan ang mga walang laman na cell sa resultang column Harangan angsa pamamagitan ng pag-right click sa pamagat nito at pagpili sa command Punan - Pababa (Punan - Pababa).
- Alisin ang hindi kinakailangang column Index.
- Pumili ng column Column1 at magsagawa ng convolution ng data mula sa column Column2 gamit ang utos Transform – Pivot Column (Transform — Pivot column). Tiyaking pumili sa mga pagpipilian Huwag pagsama-samahin (Huwag pagsama-samahin)upang walang math function na inilapat sa data:
- Sa nagreresultang two-dimensional (cross) na talahanayan, i-clear ang mga backslashes sa column ng address (right-click sa header ng column – Pagpapalit ng mga halaga) at alisin ang hindi kinakailangang column Harangan ang.
- Upang i-on ang mga nilalaman ng mga column DTSTART и DTEND sa isang buong petsa-oras, i-highlight ang mga ito, piliin sa tab Transform – Petsa – Run Analysis (Transform — Petsa — Parse). Pagkatapos ay itinatama namin ang code sa formula bar sa pamamagitan ng pagpapalit ng function Petsa mula on PetsaOras.Mulaupang hindi mawalan ng mga halaga ng oras:
- Pagkatapos, sa pamamagitan ng pag-right click sa header, hinati namin ang column DESCRIPTION na may mga parameter ng pagkakasunud-sunod sa pamamagitan ng separator - simbolo n, ngunit sa parehong oras, sa mga parameter, pipiliin namin ang paghahati sa mga hilera, at hindi sa mga haligi:
- Muli, hinahati namin ang resultang column sa dalawang magkahiwalay - ang parameter at ang halaga, ngunit sa pamamagitan ng equals sign.
- Pagpili ng column PAGLALARAWAN.1 gawin ang convolution, tulad ng ginawa namin kanina, sa utos Transform – Pivot Column (Transform — Pivot column). Ang column ng value sa kasong ito ay ang column na may mga value ng parameter - PAGLALARAWAN.2 Tiyaking pumili ng isang function sa mga parameter Huwag pagsama-samahin (Huwag pagsama-samahin):
- Nananatili itong itakda ang mga format para sa lahat ng mga column at palitan ang pangalan ng mga ito ayon sa gusto. At maaari mong i-upload ang mga resulta pabalik sa Excel gamit ang command Tahanan — Isara at I-load — Isara at I-load sa… (Home — Isara&I-load — Isara&I-load sa…)
At narito ang aming listahan ng mga order na na-load sa Excel mula sa Google Calendar:
Sa hinaharap, kapag nagbabago o nagdaragdag ng mga bagong order sa kalendaryo, magiging sapat lamang na i-update ang aming kahilingan gamit ang command Data – I-refresh Lahat (Data — I-refresh Lahat).
- Ang kalendaryo ng pabrika sa Excel ay na-update mula sa internet sa pamamagitan ng Power Query
- Pagbabago ng isang haligi sa isang talahanayan
- Lumikha ng isang database sa Excel