May kondisyong pag-format sa Excel – nang detalyado kasama ang mga halimbawa

Kung kailangan mong biswal na ipakita ang impormasyon, kung gayon ito ay napaka-maginhawang gawin ito gamit ang kondisyong pag-format. Ang gumagamit na gumagamit ng serbisyong ito ay nakakatipid ng malaking halaga ng enerhiya at oras. Upang makuha ang kinakailangang impormasyon, sapat na ang isang mabilis na pagtingin sa file.

Paano gawin ang conditional formatting sa Excel

Mahahanap mo ang "Conditional Formatting" sa pinakaunang tab ng ribbon sa pamamagitan ng pagpunta sa seksyong "Mga Estilo." 

Susunod, kailangan mong hanapin ang icon ng arrow nang kaunti sa kanan gamit ang iyong mata, ilipat ang cursor dito. Pagkatapos ay magbubukas ang mga setting, kung saan maaari mong madaling i-configure ang lahat ng kinakailangang mga parameter. 

Susunod, kailangan mong piliin ang naaangkop na operator upang ihambing ang nais na variable sa isang numero. Mayroong apat na operator ng paghahambing – mas malaki kaysa, mas mababa sa, katumbas ng, at sa pagitan. Nakalista ang mga ito sa menu ng mga panuntunan. 

Susunod, tinukoy namin ang isang serye ng mga numero sa hanay na A1:A11.

Mag-format tayo ng angkop na set ng data. Pagkatapos ay buksan namin ang menu ng mga setting ng "Conditional Formatting" at itakda ang kinakailangang pamantayan sa pagpili ng data. Sa kaso sa amin, halimbawa, pipiliin namin ang criterion na "Higit pa". 

Magbubukas ang isang window na may hanay ng mga opsyon. Sa kaliwang bahagi ng window mayroong isang patlang kung saan kailangan mong tukuyin ang numero 15. Sa kanang bahagi, ang paraan para sa pag-highlight ng impormasyon ay ipinahiwatig, sa kondisyon na ito ay nakakatugon sa naunang tinukoy na pamantayan. Ang resulta ay ipapakita kaagad.

Susunod, kumpletuhin ang configuration gamit ang OK button.

Para saan ang conditional formatting?

Sa isang tiyak na lawak, maaari nating sabihin na ito ay isang tool, pagkatapos malaman kung aling pagtatrabaho sa Excel ay hindi kailanman magiging pareho. Ito ay dahil ginagawang mas madali ang buhay. Sa halip na manu-manong itakda ang pag-format ng isang cell na tumutugma sa isang tiyak na kundisyon sa bawat oras, at subukan din itong suriin ang iyong sarili para sa pagsunod sa pamantayang ito, kailangan mo lamang itakda ang mga setting nang isang beses, at pagkatapos ay gagawin mismo ng Excel ang lahat.

Halimbawa, maaari mong gawing pula ang lahat ng mga cell na naglalaman ng numerong higit sa 100. O, tukuyin kung ilang araw ang natitira hanggang sa susunod na pagbabayad, at pagkatapos ay kulayan ng berde ang mga cell na iyon kung saan ang deadline ay hindi pa rin sapat. 

Kumuha tayo ng isang halimbawa.

Ipinapakita ng talahanayang ito ang imbentaryo na nasa stock. May mga column ito. bilang isang produkto, average na benta (sinusukat sa mga unit bawat linggo), stock at ilang linggo na lang ang natitira sa produktong ito.

Dagdag pa, ang gawain ng tagapamahala ng pagbili ay upang matukoy ang mga posisyon na iyon, ang muling pagdadagdag nito ay kinakailangan. Upang gawin ito, kailangan mong tingnan ang ikaapat na hanay mula sa kaliwa, na nagtatala ng stock ng mga kalakal sa pamamagitan ng linggo.

Ipagpalagay na ang criterion para sa pagtukoy ng dahilan ng pagkasindak ay wala pang 3 linggo ng imbentaryo. Ito ay nagpapahiwatig na kailangan nating maghanda ng isang order. Kung ang stock ng mga kalakal ay mas mababa sa dalawang linggo, kung gayon ito ay nagpapahiwatig ng pangangailangan na agarang maglagay ng isang order. Kung ang talahanayan ay naglalaman ng isang malaking bilang ng mga posisyon, pagkatapos ay manu-manong suriin kung gaano karaming mga linggo ang natitira ay medyo may problema. Kahit na gumamit ka ng paghahanap. At ngayon tingnan natin kung ano ang hitsura ng talahanayan, na nagha-highlight sa mga mahirap na produkto sa pula.

At sa katunayan, mas madaling mag-navigate. 

Totoo, ang halimbawang ito ay pang-edukasyon, na medyo pinasimple kumpara sa totoong larawan. At ang na-save na mga segundo at minuto sa regular na paggamit ng mga naturang talahanayan ay nagiging oras. Ngayon ay sapat na lamang na tingnan ang talahanayan upang maunawaan kung aling mga kalakal ang kulang, at hindi gumugol ng mga oras sa pagsusuri sa bawat cell (kung mayroong libu-libo ng mga naturang kalakal).

Kung may mga "dilaw" na kalakal, kailangan mong simulan ang pagbili ng mga ito. Kung ang kaukulang posisyon ay pula, kailangan mong gawin ito kaagad. 

Sa pamamagitan ng halaga ng isa pang cell

Ngayon tingnan natin ang sumusunod na praktikal na halimbawa.

Ipagpalagay na mayroon kaming ganoong talahanayan, at nahaharap kami sa gawain ng pag-highlight ng mga hilera na naglalaman ng ilang mga halaga. 

Kaya, kung ang proyekto ay isinasagawa pa rin (iyon ay, hindi pa ito nakumpleto, samakatuwid ito ay minarkahan ng titik na "P"), kung gayon kailangan nating gawing pula ang background nito. Ang mga natapos na proyekto ay minarkahan ng berde.

Ang aming pagkakasunud-sunod ng mga aksyon sa sitwasyong ito ay ang mga sumusunod:

1. Pumili ng hanay ng mga halaga. 
2. Mag-click sa "Conditional Formatting" - "Lumikha ng Panuntunan" na buton.
3. Mangyaring tandaan na sa aming kaso, kailangan mong ilapat ang formula sa anyo ng isang panuntunan. Susunod, ginagamit namin ang function IFupang i-highlight ang magkatugmang mga linya. 

Susunod, punan ang mga linya tulad ng ipinapakita sa larawang ito.

Mahalaga! Ang mga string ay dapat na ganap na naka-reference. Kung tinutukoy natin ang isang cell, kung gayon sa kasong ito ito ay halo-halong (na may pag-aayos ng haligi).

Katulad nito, ang isang panuntunan ay nilikha para sa mga proyekto ng trabaho na hindi pa nakumpleto hanggang sa kasalukuyan. 

Ito ang hitsura ng aming pamantayan.

At sa wakas, mayroon kaming ganoong database bilang isang resulta.

Maramihang Kondisyon

Para sa kalinawan, kunin natin ang hanay na A1:A11 mula sa talahanayan upang ipakita kung paano, sa isang tunay na praktikal na halimbawa, maaari kang gumamit ng ilang kundisyon upang matukoy ang pag-format ng cell.

Ang mga kundisyon mismo ay ang mga sumusunod: kung ang numero sa cell ay lumampas sa halaga 6, ito ay naka-highlight sa pula. Kung ito ay berde, kung gayon ang kulay ay berde. At sa wakas, ang pinakamalaking mga numero, higit sa 20, ay iha-highlight sa dilaw. 

Mayroong ilang mga paraan kung paano isinasagawa ang conditional formatting ayon sa ilang mga panuntunan.

1. Paraan 1. Pinipili namin ang aming saklaw, pagkatapos nito, sa menu ng mga setting ng kondisyong pag-format, piliin ang gayong panuntunan sa pagpili ng cell bilang "Higit pa". Ang numero 6 ay nakasulat sa kaliwa, at ang pag-format ay nakatakda sa kanan. Sa aming kaso, ang punan ay dapat na pula. Pagkatapos nito, ang cycle ay paulit-ulit nang dalawang beses, ngunit ang iba pang mga parameter ay nakatakda na - higit sa 10 at berdeng kulay at higit sa 20 at dilaw na kulay, ayon sa pagkakabanggit. Makakakuha ka ng ganoong resulta.
   

   

2. Paraan 2. Pumunta sa pangunahing menu ng mga setting ng tool na "Conditional Formatting" ng Excel. Doon ay makikita natin ang menu na "Lumikha ng Panuntunan" at mag-left-click sa item na ito.
   

   

    Pagkatapos nito, Susunod, piliin ang item na "Gumamit ng formula ..." (naka-highlight sa figure na may pulang frame) at itakda ang unang kondisyon. Pagkatapos nito, mag-click sa OK. At pagkatapos ay ang cycle ay paulit-ulit para sa kasunod na mga kondisyon sa parehong paraan tulad ng inilarawan sa itaas, ngunit ang formula ay ginagamit.

   

Mahalagang isaalang-alang ito. Sa aming halimbawa, ang ilang mga cell ay tumutugma sa ilang pamantayan nang sabay-sabay. Niresolba ng Excel ang salungatan na ito tulad ng sumusunod: unang inilapat ang panuntunang nasa itaas. 

At narito ang isang screenshot para sa mas mahusay na pag-unawa.

Halimbawa, mayroon tayong numero 24. Natutugunan nito ang lahat ng tatlong kundisyon nang sabay-sabay. Sa kasong ito, magkakaroon ng isang punan na nakakatugon sa unang kundisyon, sa kabila ng katotohanang mas nahuhulog ito sa ikatlo. Samakatuwid, kung mahalaga na ang mga numero sa itaas 20 ay mapunan ng dilaw, ang ikatlong kondisyon ay dapat ilagay sa unang lugar. 

Kondisyon na Pag-format ng Petsa

Ngayon tingnan natin kung paano gumagana ang conditional formatting sa mga petsa. Mayroon kaming napakagandang hanay.

Sa kasong ito, kailangan mong magtakda ng kondisyong tuntunin sa pag-format gaya ng “Petsa”.

Pagkatapos nito, bubukas ang isang dialog box na may buong hanay ng mga kundisyon. Maaari kang maging pamilyar sa kanila nang detalyado sa screenshot na ito (nakalista sila sa kaliwang bahagi ng screen sa anyo ng isang listahan).

Kailangan lang nating piliin ang naaangkop at mag-click sa pindutang "OK".

Nakikita namin na ang mga petsang iyon na tumutukoy sa huling linggo sa oras na iginuhit ang hanay na ito ay naka-highlight sa pula. 

Paggamit ng mga formula

Ang hanay ng mga karaniwang tuntunin sa pag-format ng kondisyon ay medyo malaki. Ngunit iba ang mga sitwasyon, at maaaring hindi sapat ang karaniwang listahan. Sa kasong ito, maaari kang lumikha ng iyong sariling panuntunan sa pag-format gamit ang isang formula. 

Upang gawin ito, i-click ang pindutang "Lumikha ng Panuntunan" sa menu ng kondisyong pag-format, at pagkatapos ay piliin ang item na ipinapakita sa screenshot.

Mga hilera (ayon sa halaga ng cell)

Ipagpalagay na kailangan nating i-highlight ang row na naglalaman ng isang cell na may isang tiyak na halaga. Sa kasong ito, kailangan nating gawin ang parehong pagkakasunud-sunod ng mga aksyon tulad ng nasa itaas, ngunit para sa mga string. Ibig sabihin, maaari mong piliin kung saang hanay dapat ilapat ang conditional formatting. 

Paano gumawa ng panuntunan

Upang gumawa ng panuntunan, dapat mong gamitin ang naaangkop na opsyon sa seksyong "Conditional Formatting". Tingnan natin ang isang tiyak na pagkakasunud-sunod ng mga aksyon. 

Una kailangan mong hanapin ang item na "Conditional Formatting" sa ribbon sa tab na "Home". Maaari itong makilala sa pamamagitan ng katangian na maraming kulay na mga cell na may iba't ibang laki na may larawan sa tabi nito na may naka-cross out na pantay na tanda. 

Mayroong pindutang "Gumawa ng Panuntunan". Maaari mo ring i-click ang pindutang "Pamahalaan ang mga panuntunan", pagkatapos nito ay magbubukas ang isang dialog box, kung saan maaari ka ring lumikha ng isang panuntunan sa pamamagitan ng pag-click sa kaukulang pindutan sa kaliwang sulok sa itaas. 

Makikita mo rin sa window na ito ang mga panuntunang nailapat na.

Mga panuntunan sa pagpili ng cell

Okay, marami kaming pinag-uusapan kung paano gumawa ng mga panuntunan, ngunit ano ito? Ang panuntunan sa pagpili ng cell ay tumutukoy sa mga tampok na isinasaalang-alang ng programa upang magpasya kung paano i-format ang mga cell na akma sa kanila. Halimbawa, ang mga kundisyon ay maaaring mas malaki kaysa sa isang tiyak na numero, mas mababa sa isang tiyak na numero, isang formula, at iba pa. Mayroong isang buong hanay ng mga ito. Maaari mong gawing pamilyar ang iyong sarili sa kanila at sanayin ang kanilang paggamit "sa sandbox". 

Pag-format ng lahat ng mga cell batay sa kanilang mga halaga

Ang isang tao ay maaaring independiyenteng itakda ang hanay: isang buong linya, ang buong dokumento, o isang solong cell. Ang programa ay maaari lamang tumutok sa halaga ng isang cell. Nagdaragdag ito ng kakayahang umangkop sa proseso. 

I-format lang ang natatangi o duplicate na mga cell

Mayroong isang malaking bilang ng mga patakaran na direktang naka-wire sa programa. Maaari kang maging pamilyar sa kanila sa menu na "Conditional Formatting". Sa partikular, upang mailapat nang eksklusibo ang pag-format sa mga dobleng halaga o sa mga natatangi lamang, mayroong isang espesyal na opsyon - "Mga dobleng halaga".

Kung pipiliin mo ang item na ito, magbubukas ang isang window na may mga setting, kung saan maaari mo ring piliin ang kabaligtaran na opsyon - pumili lamang ng mga natatanging halaga. 

I-format ang mga halaga sa hanay sa ibaba at mas mataas sa average

Upang mai-format ang mga halaga sa ibaba o higit sa average, mayroon ding espesyal na opsyon sa parehong menu. Ngunit kailangan mong pumili ng isa pang submenu - "Mga Panuntunan para sa pagpili ng una at huling mga halaga". 

Ang pag-format lamang ng una at huling mga halaga

Sa parehong submenu, posible na i-highlight lamang ang una at huling mga halaga na may espesyal na kulay, font at iba pang mga paraan ng pag-format. Ayon sa pamantayan, mayroong isang pagpipilian upang piliin ang una at huling sampung elemento, pati na rin ang 10% ng kabuuang bilang ng mga cell na kasama sa hanay na ito. Ngunit maaaring independiyenteng matukoy ng user kung gaano karaming mga cell ang kailangan niyang piliin.

Pag-format lamang ng mga cell na may partikular na nilalaman

Upang i-format lamang ang mga cell na may partikular na nilalaman, dapat mong piliin ang Katumbas Kay o Tekstong Naglalaman ng panuntunan sa pag-format. Ang pagkakaiba sa pagitan ng mga ito ay na sa unang kaso, ang string ay dapat na ganap na tumugma sa pamantayan, at sa pangalawa, bahagyang lamang. 

Tulad ng nakikita mo, ang conditional formatting ay isang multifunctional na tampok ng Excel program na nagbibigay ng isang malaking bilang ng mga pakinabang sa taong nakabisado nito. Alam namin na sa unang tingin, ang lahat ng ito ay maaaring mukhang kumplikado. Ngunit sa katunayan, ang mga kamay ay naaakit dito sa sandaling lumitaw na i-highlight ang isang tiyak na piraso ng teksto sa pula (o i-format ito sa anumang iba pang paraan), batay sa nilalaman nito o alinsunod sa isa pang pamantayan. Ang function na ito ay kasama sa pangunahing hanay ng kaalaman sa Excel, kung wala ito kahit na ang amateur na trabaho sa mga spreadsheet at database ay imposible.