Pagpapangkat at pag-ungroup ng data sa Excel. Hakbang-hakbang na mga tagubilin na may larawan

Ngayon ang panahon ng impormasyon. Ang dami ng data na kailangang iproseso ng mga tao araw-araw ay dumarami. Nalalapat ito sa lahat ng posibleng bahagi ng buhay, kabilang ang trabaho. Ngayon ay may parami nang parami ang mga lugar ng aktibidad ng tao kung saan mayroong matinding pangangailangan para sa kakayahang mabilis na magproseso ng malaking halaga ng impormasyon.

Isa sa mga feature ng Excel na nagbibigay-daan sa iyong gawin ito ay ang pagpapangkat. Ang katotohanan ay ang pag-istruktura ng impormasyon ay nakakatulong upang gumana hindi sa lahat ng magagamit na data, ngunit sa maliliit na bahagi lamang. Kung nag-pack ka ng parehong uri ng impormasyon sa isang bloke, mas madali para sa computer at para sa tao mismo. Halos walang lugar kung saan ang pagbubuo ng impormasyon ay hindi hihingin:

1. Pagproseso ng data ng benta. Ang mga bodega ay regular na tumatanggap ng malalaking batch ng iba't ibang uri ng mga kalakal na may iba't ibang halaga, timbang, supplier, pangalan, at iba pa. Ang pag-istruktura ng data ay nagpapadali sa pag-navigate sa lahat ng hanay ng impormasyong ito.
2. Pag-aaral. Ang kalidad ng edukasyon at edukasyon sa sarili ay malapit na nauugnay sa kung gaano kahusay ang pagkakaayos ng impormasyon. Samakatuwid, kung tama mong igrupo ang data ng parehong uri nang magkatabi, magiging mas madaling gawin hindi lamang ang mga praktikal na gawain na may kaugnayan sa mga istatistika, halimbawa, kundi pati na rin ang mga teoretikal na gawain, ayusin ang araling-bahay, at iba pa.
3. Ulat sa Accounting. Regular na kailangang harapin ng mga accountant ang mga numero, na ang bawat isa ay may koneksyon sa iba pang mga numero. At upang gawing mas maginhawang magtrabaho kasama ang isang malaking bilang ng mga halaga uXNUMXbuXNUMXna nauugnay sa isa't isa at impormasyon ng ibang uri, napaka-maginhawang gumamit ng pagpapangkat ng data.

Gayundin, pinapayagan ka ng pagpapangkat ng data function na itago ang hindi napapanahong impormasyon. Tingnan natin kung paano ito gumagana at kung paano mo ito magagamit.

Paano magtakda ng mga parameter ng function

Upang gumana sa pagpapangkat ng data, dapat mo muna itong i-configure. Upang gawin ito, pumunta sa tab na "Data" at hanapin ang opsyon na "Istruktura" doon. Susunod, lalabas ang isang pop-up panel kung saan kailangan mong maghanap ng button sa kanang sulok sa ibaba.

Pagkatapos nito, lilitaw ang isang window kung saan kailangan mong piliin ang naaangkop na mga checkbox at pindutin ang OK key. Kinokontrol ng mga setting na ito kung paano ipapakita ang data.

Mahalaga: sa pagsasagawa, maraming tao ang nahihirapang magpakita ng mga kabuuan sa ilalim ng data. Samakatuwid, maaari mong iwanang walang check ang kahon na ito. Inirerekomenda din na suriin ang kahon na "Mga Awtomatikong Estilo".

Pagkatapos makumpleto ang mga hakbang na ito, maaari mong simulan kaagad ang pagpapangkat ng impormasyon.

Paano ipangkat ang data ayon sa mga hilera

Ngayon, alamin natin kung ano ang kailangang gawin sa pagpapangkat ng mga hilera, sa pagsasanay.

1. Gumawa ng bagong row sa itaas o ibaba ng mga gusto naming pangkatin. Ang lahat ay nakasalalay sa kung aling paraan ng pagpapakita ng mga resulta ang napili sa nakaraang yugto.
2. Ang susunod na hakbang ay lumikha ng pamagat ng talahanayan sa kaliwang itaas na cell ng idinagdag na hilera. Ito ang magiging pangalan ng pangkat kung saan pagsasama-samahin ang mga cell na karaniwan sa isang tiyak na batayan.
3. Piliin ang lahat ng mga cell sa lugar sa ibaba ng bagong likhang row o sa itaas nito (depende sa ginawa namin sa unang hakbang). Pagkatapos nito, hinahanap namin ang button na "Istruktura" sa tab ng data at doon namin makikita ang opsyon na "Group". Mahalagang huwag mag-click sa arrow o ang pangalan ng command sa pop-up panel, ngunit sa icon.

Kung magki-click ka pa rin sa pababang arrow, lalabas ang isang karagdagang menu kung saan maaari mong piliin ang function ng pagpapangkat o lumikha ng isang istraktura. Pangunahing interesado kami sa pagpapangkat sa yugtong ito.

Pagkatapos nito, pipiliin namin ang pangunahing tampok kung saan isasagawa ang pagpapangkat. Maaari itong maging mga row o column. Kung wala kang babaguhin, ang unang item ay pipiliin bilang default. Pagkatapos naming matiyak na ang mga setting ay nakatakda ayon sa kailangan namin, kailangan naming kumpirmahin ang aming mga aksyon sa pamamagitan ng pagpindot sa OK na buton. Dahil kami ay nagpangkat ayon sa hilera, hindi namin kailangang baguhin ang anuman, kailangan lang naming i-double-check.

Mahalaga: kung, bago simulan ang pagpapangkat ng mga bagay, hindi ka pumili ng isang cell, ngunit ang mga buong column o row sa coordinate panel, hindi lalabas ang dialog box na ito. Malalaman ng programa kung ano ang gagawin sa sarili nitong.

Ang katotohanan na ang mga linya ay pinagsama-sama, mauunawaan natin sa pamamagitan ng minus sign sa coordinate panel. Sinasabi nito sa amin na ang data ay isiniwalat. Ngayon ay maaari na nating itago ang mga ito sa pamamagitan ng pag-click sa icon na ito o sa pamamagitan ng pag-click sa 1 button na mas mataas ng kaunti (ito ay nagpapahiwatig ng antas ng pagpapangkat).

Nakita namin na ang mga linya ay nakatago, at ang minus sign ay nagbago sa isang plus. Upang buksan ang nais na linya, maaari mong i-click ito, at pagkatapos ay gagawin ito ng programa sa sarili nitong. Kung kailangan mong palawakin ang lahat ng mga linya, pagkatapos ay kailangan mong mag-click sa pindutan ng "2", na matatagpuan sa tuktok ng coordinate panel sa kasong ito.

Paano ipangkat ang mga column

Upang pagpangkatin ang mga column, ang algorithm ng mga aksyon ay halos pareho:

1. Depende sa kung anong mga opsyon ang napili namin sa mga setting, kailangan naming magpasok ng bagong column sa kaliwa o kanan ng lugar na ipapangkat.
2. Isinulat namin ang pangalan ng pangkat sa pinakamataas na cell ng lumitaw na column.
3. Pinipili namin ang lahat ng mga column na kailangan naming i-grupo (iwanan lang ang isa na idinagdag namin sa unang yugto), at pagkatapos ay mag-click sa button na "Group" sa parehong paraan tulad ng algorithm na inilarawan sa itaas.
4. Ngayon ay kailangan nating mag-click sa item na "Mga Haligi" sa maliit na window at mag-click sa pindutang "OK".
5. Good luck.

Tandaan. Katulad ng pagpapangkat ng mga row, kung pipiliin namin ang buong column sa horizontal coordinate bar, hindi kami makakakuha ng maliit na dialog box.

Paano gumawa ng multilevel grouping

Ang Excel ay isang functional na programa, ngunit ang mga posibilidad nito ay hindi nagtatapos sa solong antas na pagpapangkat, tulad ng inilarawan sa mga halimbawa sa itaas. Mayroon ding kakayahang mag-grupo ng mga cell sa ilang antas. Ginagawa ito sa sumusunod na paraan:

1. Upang magsimula, ang pangunahing pangkat ay nilikha sa paraang inilarawan sa itaas. Ang mga subgroup ay idaragdag dito.
2. Pagkatapos nito, tinitiyak namin na ang pangunahing pangkat ay binuksan. Sa loob nito, ginagawa din namin ang mga pagkilos na inilarawan sa itaas. Ang mga partikular na hakbang ay depende sa kung ang tao ay nagtatrabaho sa mga row o column.
3. Bilang resulta, maaaring malikha ang mga pangkat ng ilang antas.

Mga tagubilin para sa pag-ungroup ng data

Maaaring lumitaw ang isang sitwasyon kapag hindi na kailangan ang isang dating ginawang grupo o subgroup. Mayroong isang hiwalay na function para dito - "Ungroup". Upang ipatupad ito, kailangan mong sundin ang mga sumusunod na hakbang:

1. Piliin ang mga elemento na bahagi ng pangkat.
2. Buksan ang tab na "Data".
3. Nahanap namin ang pangkat na "Istruktura" doon, buksan ito gamit ang arrow sa ibaba.
4. Doon, mag-click sa pindutang "I-ungroup". Napakahalaga na mag-click sa icon, hindi ang inskripsyon.

Susunod, pipiliin namin kung ano ang eksaktong gusto naming i-ungroup. Pinipili namin ang item na angkop depende sa kung ano ang dati naming pinagsama-sama. Pagkatapos makumpleto ang aksyon, pindutin ang OK na buton.

Atensyon! Kung bago iyon ang isang multi-level na pagpapangkat ay ginawa o maraming iba't ibang mga grupo ang ginawa, dapat silang baguhin nang hiwalay.

Dito rin namin natatanggap ang ganoong resulta.

Ito ay isang pangkalahatang algorithm para sa pag-ungroup ng mga cell, ngunit tulad ng sa anumang negosyo, mayroong maraming mga nuances. Tingnan natin ang mga ito nang mas detalyado.

Paano i-ungroup ang mga sheet

Maaaring kailanganin na i-ungroup ang mga sheet paminsan-minsan. Upang gawin ito, dapat mong gawin ang sumusunod na pagkakasunud-sunod ng mga aksyon:

1. Upang magsimula, nakita namin ang mga sheet na iyon na naka-grupo. Kung ang mga sheet ay nai-grupo nang maaga, ang mga ito ay ipapakita sa parehong kulay o ang pamagat ay naka-bold.
2. Pagkatapos nito, kailangan mong mag-right-click sa isa sa mga sheet mula sa grupo, at pagkatapos ay mag-click sa pindutang "Ungroup sheet" sa menu ng konteksto. Ngayon sila ay magiging ungrouped, at lahat ng mga pagbabago ay gagawin sa kanila nang hiwalay sa iba.

Ang isa pang paraan upang i-ungroup ang mga sheet ay sa pamamagitan ng paggamit ng Shift key at pagkatapos ay pag-click sa aktibong sheet sa pangkat na gusto mong i-ungroup. Iyon ay, kailangan mong tukuyin ang pangkat kung saan kinakailangan ang pag-ungroup, pagkatapos ay mag-click sa isa sa mga tab, at pagkatapos ay mag-click dito habang pinipigilan ang Shift key.

Matapos magawa ang mga pagbabago, maaari mo na ngayong pagpangkatin ang ilan sa mga sheet. Upang gawin ito, pindutin ang Ctrl o Cmd key (ang una ay para sa mga computer na nagpapatakbo ng Windows, at ang pangalawa ay para sa teknolohiya ng Apple), at habang hawak ang pindutan, halili na mag-click sa mga sheet na gusto mong pagsamahin sa isang grupo. Pagkatapos nito, gagawin ng programa ang lahat para sa gumagamit.

Paano i-ungroup ang manual na nakagrupong data

Bago i-ungroup ang mga cell, kailangan mo munang maunawaan kung paano sila naka-grupo: manu-mano o awtomatiko. Ang manu-manong pagpapangkat ay itinuturing na paraang inilarawan sa itaas. Ang awtomatikong pagbuo ng mga pangkat ay kapag nilikha ang mga ito gamit ang ilang partikular na function. Halimbawa, pagkatapos makabuo ng mga subtotal. Ang katotohanan na ginamit ang pagkakataong ito ay mauunawaan mula sa linyang "Mga intermediate na resulta".

Kung ang data ay pinagsama-sama sa pamamagitan ng function ng parehong pangalan Excel, pagkatapos ay para ma-disband ito, kailangan mong tiyakin na ang grupo ay na-deploy. Kung hindi, kailangan mong mag-click sa + button sa sidebar sa kaliwa. Ang katotohanan na ang grupo ay na-deploy, maaari nating hatulan sa pamamagitan ng pindutan - sa parehong lugar. Kapag pinalawak namin ang isang grupo, nagsisimula kaming makakita ng parehong mga nakatagong row at grupo. Pagkatapos nito, gamit ang keyboard o ang kaliwang pindutan ng mouse, piliin ang lahat ng mga cell sa grupo, at pagkatapos - ayon sa algorithm na inilarawan sa itaas.

Ilang tao ang nakakaalam na may isa pang paraan upang i-ungroup ang manu-manong nakagrupong mga cell – gamit ang mga hotkey.

Upang gawin ito, kailangan mo munang piliin ang mga column na iyon na nakapangkat, at pagkatapos ay pindutin ang Alt + Shift + Left arrow key. Kung ang gawain ay isinasagawa sa isang computer na kinokontrol sa ilalim ng Mac OS, pagkatapos ay kailangan mong gamitin ang key na kumbinasyon Command + Shift + J.

Paano i-ungroup ang data na awtomatikong nakapangkat

Kung, bilang isang resulta ng pagsusuri na isinagawa sa nakaraang talata, lumabas na ang data ay awtomatikong naka-grupo, kung gayon ang lahat ay medyo mas kumplikado, dahil ang karaniwang ungroup function ay hindi gagana sa kasong ito. Ang mga aksyon ay nakasalalay sa kung ano ang eksaktong nagsagawa ng pagpapangkat ng data. Kung ito ang function na "Subtotals", ang pagkakasunud-sunod ng mga aksyon ay ang mga sumusunod:

1. Binuksan namin ang parehong tab na may data sa pangunahing panel (o laso, dahil madalas din itong tinatawag).
2. Pagkatapos naming mag-click sa button na "Subtotals" (na kung ano mismo ang kailangan naming gawin bilang pangalawang hakbang), magkakaroon kami ng window. Ang pindutan mismo ay matatagpuan sa parehong seksyon - Structure. Pagkatapos nito, lilitaw ang isang window kung saan kailangan nating mag-click sa pindutang "Tanggalin Lahat". Ito ay matatagpuan sa ibabang kaliwang sulok ng window o sa ibang lugar (depende sa bersyon ng Office at sa partikular na spreadsheet program).

Atensyon! Ang pamamaraang ito ay nag-aalis hindi lamang sa pangkat, kundi pati na rin sa mga subtotal. Samakatuwid, kung kailangan mong panatilihin ang mga ito, mas mainam na kopyahin ang mga elemento ng pangkat sa isa pang sheet at gamitin ang mga ito bilang mga hindi nakagrupo.

Isang malakas na rekomendasyon para sa anumang mga pagpapatakbo na may isang talahanayan upang igrupo o i-ungroup ang data. Bago gawin ito, kailangan mong gumawa ng isang kopya ng orihinal na talahanayan. Sa kasong ito, maaari mong ibalik ang orihinal na pagtingin sa dokumento kung ang isang bagay ay hindi naaayon sa plano.

Kaya, ang Excel ay may napakalawak na pag-andar para sa pagbubuo ng data. Siyempre, hindi nito magagawa ang lahat para sa isang tao, ngunit pinapayagan ka nitong mas maginhawang ayusin ang trabaho gamit ang nakabalangkas na data. Ang natitira ay kailangang gawin ng tao. Gayunpaman, ito ay isang napaka-functional na tool na magiging lubhang kapaki-pakinabang para sa mga kailangang magtrabaho sa malaking halaga ng numerical at textual na impormasyon.