Paano I-convert ang Excel Files sa CSV Format

CSV (Comma Separated Values) ay isang karaniwang format para sa pag-iimbak ng tabular na data (numeric at text) sa plain text. Ang format ng file na ito ay sikat at nagtatagal dahil sa ang katunayan na ang isang malaking bilang ng mga programa at application ay nauunawaan ang CSV, hindi bababa sa bilang isang alternatibong format ng file para sa pag-import / pag-export. Bukod dito, pinapayagan ng CSV format ang user na tingnan ang file at agad na makahanap ng problema sa data, kung mayroon man, baguhin ang CSV delimiter, pag-quote ng mga panuntunan, at iba pa. Posible ito dahil ang CSV ay isang simpleng teksto, at kahit na ang isang hindi masyadong karanasan na gumagamit ay madaling maunawaan ito nang walang espesyal na pagsasanay.

Sa artikulong ito, matututunan natin ang mabilis at mahusay na mga paraan upang mag-export ng data mula sa Excel patungo sa CSV at matutunan kung paano mag-convert ng Excel file sa CSV nang hindi binabaluktot ang lahat ng espesyal at dayuhang character. Ang mga diskarteng inilarawan sa artikulo ay gumagana sa lahat ng mga bersyon ng Excel 2013, 2010 at 2007.

• I-convert ang data mula sa Excel patungo sa CSV na format
• I-export mula sa Excel patungo sa CSV UTF-8 o UTF-16 na format
• Iba pang mga paraan upang mag-convert mula sa Excel patungo sa CSV (pagpapanatili ng mga espesyal na character)

Paano i-convert ang Excel File sa CSV

Kung gusto mong i-export ang Excel file sa ibang application, gaya ng Outlook address book o Access database, i-convert muna ang Excel sheet sa isang CSV file, at pagkatapos ay i-import ang file. . Csv sa ibang aplikasyon. Ang sumusunod ay isang hakbang-hakbang na gabay sa kung paano mag-export ng Excel workbook sa CSV format gamit ang Excel tool – “I-save bilang'.

1. Sa isang Excel workbook, buksan ang tab talaksan (File) at i-click I-save bilang (I-save bilang). Bilang karagdagan, ang dialog box Nagse-save ng dokumento (I-save bilang) ay mabubuksan sa pamamagitan ng pagpindot sa key F12.
2. Sa Uri ng File (I-save bilang uri) piliin CSV (na pinaghihiwalay ng mga kuwit) (CSV (Comma delimited)).Bilang karagdagan sa CSV (comma delimited), maraming iba pang opsyon sa CSV format ang available:
   • CSV (na pinaghihiwalay ng mga kuwit) (CSV (Comma delimited)). Ang format na ito ay nag-iimbak ng data ng Excel bilang isang comma delimited text file at maaaring gamitin sa isa pang Windows application at sa ibang bersyon ng Windows operating system.
   • CSV (Macintosh). Ang format na ito ay nagse-save ng Excel workbook bilang isang comma delimited file para magamit sa Mac operating system.
   • CSV (MS DOS). Sine-save ang isang Excel workbook bilang isang comma-delimited file para gamitin sa MS-DOS operating system.
   • unicode text (Unicode Text (*txt)). Ang pamantayang ito ay sinusuportahan ng halos lahat ng umiiral na operating system, kabilang ang Windows, Macintosh, Linux, at Solaris Unix. Sinusuportahan nito ang mga character mula sa halos lahat ng moderno at kahit ilang sinaunang wika. Samakatuwid, kung ang isang Excel workbook ay naglalaman ng data sa mga banyagang wika, inirerekomenda ko na i-save mo muna ito sa format unicode text (Unicode Text (*txt)), at pagkatapos ay i-convert sa CSV gaya ng inilarawan sa ibang pagkakataon sa I-export mula sa Excel patungo sa UTF-8 o UTF-16 na CSV na format.

tandaan: Ang lahat ng nabanggit na format ay nagse-save lamang ng aktibong Excel sheet.

3. Pumili ng folder upang i-save ang CSV file at i-click I-save ang (Save).Pagkatapos pindutin I-save ang (I-save) dalawang dialog box ang lalabas. Huwag mag-alala, ang mga mensaheng ito ay hindi nagsasaad ng error, ganyan dapat.
4. Ang unang dialog box ay nagpapaalala sa iyo na Tanging ang kasalukuyang sheet ang maaaring i-save sa file ng napiling uri (Ang napiling uri ng file ay hindi sumusuporta sa mga workbook na naglalaman ng maraming mga sheet). Upang i-save lamang ang kasalukuyang sheet, pindutin lamang OK.Kung gusto mong i-save ang lahat ng mga sheet ng aklat, pagkatapos ay i-click pagkakaltas (Kanselahin) at i-save ang lahat ng mga sheet ng libro nang paisa-isa gamit ang naaangkop na mga pangalan ng file, o maaari mong piliing mag-save ng isa pang uri ng file na sumusuporta sa maramihang mga pahina.
5. Pagkatapos ng pag-click OK sa unang dialog box, may lalabas na pangalawa, nagbabala na ang ilang feature ay magiging hindi available dahil hindi sinusuportahan ng CSV format ang mga ito. Ganito dapat, kaya i-click lang Oo (Oo).

Ito ay kung paano mai-save ang isang Excel worksheet bilang isang CSV file. Mabilis at madali, at halos walang anumang kahirapan ang maaaring lumitaw dito.

I-export mula sa Excel patungo sa CSV gamit ang UTF-8 o UTF-16 encoding

Kung ang Excel sheet ay naglalaman ng anumang espesyal o dayuhang character (tilde, accent, at mga katulad nito) o hieroglyphs, hindi gagana ang pag-convert ng Excel sheet sa CSV sa paraang inilarawan sa itaas.

Ang punto ay ang koponan I-save bilang > CSV (I-save bilang > CSV) ang lahat ng character maliban sa ASCII (American Standard Code for Information Interchange). At kung mayroong mga dobleng quote o mahabang gitling sa Excel sheet (inilipat sa Excel, halimbawa, mula sa isang dokumento ng Word kapag kinokopya / i-paste ang teksto) - ang mga naturang character ay puputulin din.

Madaling Solusyon – I-save ang Excel Sheet bilang Text File Unicode(.txt), at pagkatapos ay i-convert ito sa CSV. Sa ganitong paraan, mananatiling buo ang lahat ng hindi ASCII na character.

Bago magpatuloy, hayaan mo akong maikli na ipaliwanag ang mga pangunahing pagkakaiba sa pagitan ng mga pag-encode ng UTF-8 at UTF-16, upang sa bawat indibidwal na kaso ay maaari mong piliin ang naaangkop na format:

• UTF-8 ay isang mas compact na encoding na gumagamit ng 1 hanggang 4 na byte para sa bawat character. Kadalasang inirerekomendang gamitin ang format na ito kapag ang mga ASCII na character ay nangingibabaw sa file, dahil karamihan sa mga character na ito ay nangangailangan ng 1 byte ng memorya. Ang isa pang bentahe ay ang pag-encode ng isang UTF-8 file na naglalaman lamang ng mga ASCII na character ay hindi mag-iiba sa anumang paraan mula sa parehong ASCII file.
• UTF-16 gumagamit ng 2 hanggang 4 na byte upang iimbak ang bawat karakter. Pakitandaan na hindi sa lahat ng pagkakataon ang isang UTF-16 file ay nangangailangan ng mas maraming memory space kaysa sa isang UTF-8 file. Halimbawa, ang mga Japanese na character ay tumatagal ng 3 hanggang 4 na byte sa UTF-8 at 2 hanggang 4 na byte sa UTF-16. Kaya, makatuwirang gamitin ang UTF-16 kung ang data ay naglalaman ng mga Asian na character, kabilang ang Japanese, Chinese, at Korean. Ang pangunahing kawalan ng pag-encode na ito ay hindi ito ganap na katugma sa mga ASCII file at nangangailangan ng mga espesyal na programa upang ipakita ang mga naturang file. Isaisip ito kung plano mong i-import ang mga resultang file mula sa Excel sa ibang lugar.

Paano i-convert ang Excel File sa CSV UTF-8

Ipagpalagay na mayroon kaming isang excel sheet na may mga banyagang character, sa aming halimbawa ay mga pangalan ng Hapon.

Upang i-export ang Excel sheet na ito sa isang CSV file, habang pinapanatili ang lahat ng hieroglyph, gagawin namin ang sumusunod:

1. Sa Excel, buksan ang tab talaksan (File) at i-click I-save bilang (I-save bilang).
2. Ipasok ang pangalan ng file sa field Uri ng File (I-save bilang uri) piliin unicode text (Unicode Text (*.txt)) at i-click I-save ang (I-save).
3. Buksan ang nilikhang file sa anumang karaniwang text editor, gaya ng Notepad.

tandaan: Hindi lahat ng simpleng text editor ay ganap na sumusuporta sa mga Unicode na character, kaya maaaring lumitaw ang ilan bilang mga parihaba. Sa karamihan ng mga kaso, hindi ito makakaapekto sa panghuling file sa anumang paraan, at maaari mo lamang itong balewalain o pumili ng mas advanced na editor, gaya ng Notepad++.

4. Dahil ginagamit ng aming Unicode text file ang tab na character bilang mga delimiter, at gusto naming i-convert ito sa CSV (comma delimited), kailangan naming palitan ng mga kuwit ang mga character ng tab.

tandaan: Kung walang mahigpit na pangangailangan na kumuha ng file na may mga comma delimiter, ngunit kailangan mo ng anumang CSV file na mauunawaan ng Excel, maaaring laktawan ang hakbang na ito, dahil perpektong nauunawaan ng Microsoft Excel ang mga file na may delimiter - tabulasyon.

4. Kung kailangan mo pa rin ng CSV file (na pinaghihiwalay ng mga kuwit), pagkatapos ay gawin ang sumusunod sa Notepad:
   • Piliin ang character ng tab, i-right-click ito, at sa menu ng konteksto, i-click Kopyahin (Kopyahin), o i-click lang Ctrl + Ctulad ng ipinapakita sa figure sa ibaba.
   • pindutin Ctrl + Hpara buksan ang dialog box Kapalit (Palitan) at i-paste ang nakopyang tab na character sa field Na (Hanapin ang ano). Sa kasong ito, lilipat ang cursor sa kanan - nangangahulugan ito na may nakapasok na character sa tab. Sa field kaysa (Palitan ng) maglagay ng kuwit at pindutin Palitan lahat (Palitan lahat).

   Sa Notepad, ang resulta ay magiging ganito:

   

5. I-click ang talaksan > I-save bilang (File > Save as), maglagay ng pangalan para sa file at sa drop-down na listahan Pag-encode (Pag-encode) piliin UTF-8… Pagkatapos ay pindutin ang pindutan I-save ang (I-save).
6. Ilunsad ang Windows Explorer at palitan ang extension ng file mula sa . Txt on . Csv.Baguhin ang extension sa ibang paraan . Txt on . Csv Magagawa mo ito nang direkta sa Notepad. Upang gawin ito, sa dialog box I-save bilang (I-save bilang) sa field Uri ng File (I-save bilang uri) pumili ng opsyon Lahat ng mga file (Lahat ng mga file), at idagdag ang ".csv" sa pangalan ng file sa kaukulang field, tulad ng ipinapakita sa figure sa ibaba.
7. Buksan ang CSV file sa Excel, para dito, sa tab talaksan (Filet) masahin Pagbubukas > Mga file ng teksto (Buksan > Mga text file) at tingnan kung ok ang data.

tandaan: Kung ang iyong file ay inilaan na gamitin sa labas ng Excel at ang format ng UTF-8 ay isang kinakailangan, pagkatapos ay huwag gumawa ng anumang mga pagbabago sa sheet at huwag itong i-save muli sa Excel, dahil maaari itong humantong sa mga problema sa pagbabasa ng pag-encode. Kung ang ilang bahagi ng data ay hindi ipinapakita sa Excel, buksan ang parehong file sa Notepad at itama ang data sa loob nito. Huwag kalimutang i-save muli ang file sa format na UTF-8.

Paano i-convert ang Excel File sa CSV UTF-16

Ang pag-export sa isang UTF-16 CSV file ay mas mabilis at mas madali kaysa sa pag-export sa UTF-8. Ang katotohanan ay awtomatikong inilalapat ng Excel ang format na UTF-16 kapag nai-save mo ang file bilang unicode text (Tekstong Unicode).

Upang gawin ito, i-save ang file gamit ang tool I-save bilang (I-save bilang) sa Excel at pagkatapos ay sa Windows Explorer, palitan ang extension ng ginawang file sa . Csv. Tapos na!

Kung kailangan mo ng CSV file na may semicolon o semicolon bilang delimiter, palitan ang lahat ng tab character ng mga kuwit o semicolon ayon sa pagkakabanggit sa Notepad o anumang iba pang text editor na gusto mo (tingnan ang mas maaga sa artikulong ito para sa mga detalyadong tagubilin kung paano ito gagawin).

Iba pang Mga Paraan para I-convert ang Excel Files sa CSV

Ang mga pamamaraan na inilarawan sa itaas para sa pag-export ng data mula sa Excel patungo sa CSV (UTF-8 at UTF-16) ay pangkalahatan, ibig sabihin, angkop para sa pagtatrabaho sa anumang mga espesyal na character at sa anumang bersyon ng Excel mula 2003 hanggang 2013.

Mayroong maraming iba pang mga paraan upang i-convert ang data mula sa Excel patungo sa CSV na format. Hindi tulad ng mga solusyon na ipinakita sa itaas, ang mga pamamaraang ito ay hindi magreresulta sa isang purong UTF-8 na file (hindi ito naaangkop sa OpenOffice, na maaaring mag-export ng mga Excel file sa ilang mga opsyon sa pag-encode ng UTF). Ngunit sa karamihan ng mga kaso, ang magreresultang file ay maglalaman ng tamang set ng character, na pagkatapos ay walang sakit na mako-convert sa format na UTF-8 gamit ang anumang text editor.

I-convert ang Excel File sa CSV Gamit ang Google Sheets

Sa lumalabas, napakadaling i-convert ang isang Excel file sa CSV gamit ang Google Sheets. Kung naka-install na ang Google Drive sa iyong computer, sundin ang 5 simpleng hakbang na ito:

1. Sa Google Drive i-click ang button Lumikha (Lumikha) at piliin mesa (Spreadsheet).
2. Nasa listahan talaksan (Filet) masahin Angkat (Angkat).
3. I-click ang Download (I-upload) at piliin ang Excel file na ia-upload mula sa iyong computer.
4. Sa dialog box Impfile ort (I-import ang file) piliin Palitan ang mesa (Palitan ang spreadsheet) at i-click Angkat (Angkat).

Tip: Kung ang Excel file ay medyo maliit, pagkatapos ay upang makatipid ng oras, maaari kang maglipat ng data mula dito sa isang Google spreadsheet gamit ang kopya / i-paste.

5. Nasa listahan talaksan (Filet) masahin I-download bilang (I-download bilang), piliin ang uri ng file CSV – ise-save ang file sa computer.

Panghuli, buksan ang nabuong CSV file sa anumang text editor upang matiyak na ang lahat ng mga character ay nai-save nang tama. Sa kasamaang palad, ang mga CSV file na ginawa sa ganitong paraan ay hindi palaging ipinapakita nang tama sa Excel.

I-save ang .xlsx file bilang .xls at pagkatapos ay i-convert sa CSV file

Ang pamamaraang ito ay hindi nangangailangan ng anumang karagdagang mga komento, dahil ang lahat ay malinaw na mula sa pangalan.

Natagpuan ko ang solusyon na ito sa isa sa mga forum na nakatuon sa Excel, hindi ko matandaan kung alin. Sa totoo lang, hindi ko pa ginamit ang pamamaraang ito, ngunit ayon sa maraming mga gumagamit, ang ilang mga espesyal na character ay nawala kapag direktang nagse-save mula sa . Xlsx в . Csv, ngunit manatili kung una . Xlsx i-save bilang . Xls, at pagkatapos ay i-like . Csv, gaya ng ginawa namin sa simula ng artikulong ito.

Gayon pa man, subukan ang paraang ito ng paglikha ng mga CSV file mula sa Excel para sa iyong sarili, at kung ito ay gagana, ito ay magiging isang magandang time saver.

Pag-save ng Excel file bilang CSV gamit ang OpenOffice

Ang OpenOffice ay isang open source suite ng mga application na may kasamang spreadsheet application na mahusay na gumagana ng pag-export ng data mula sa Excel patungo sa CSV na format. Sa katunayan, binibigyan ka ng application na ito ng access sa higit pang mga opsyon kapag nagko-convert ng mga spreadsheet sa mga CSV file (encoding, delimiter, at iba pa) kaysa sa pinagsama-samang Excel at Google Sheets.

Buksan lamang ang Excel file sa OpenOffice Calc, i-click talaksan > I-save bilang (File > Save as) at piliin ang uri ng file CSV text (I-text ang CSV).

Ang susunod na hakbang ay upang piliin ang mga halaga ng parameter Pag-encode (Mga set ng character) at Field separator (Field delimiter). Siyempre, kung gusto naming gumawa ng UTF-8 CSV file na may mga kuwit bilang mga delimiter, pagkatapos ay piliin UTF-8 at maglagay ng kuwit (,) sa mga naaangkop na field. Parameter Text separator (Text delimiter) ay karaniwang hindi nagbabago – mga panipi (“). Susunod na pag-click OK.

Sa parehong paraan, para sa mabilis at walang sakit na conversion mula sa Excel hanggang CSV, maaari kang gumamit ng isa pang application – LibreOffice. Sumang-ayon, magiging mahusay kung ang Microsoft Excel ay nagbigay ng kakayahang ayusin din ang mga setting kapag gumagawa ng mga CSV file.

Sa artikulong ito, pinag-usapan ko ang tungkol sa mga paraan na alam ko tungkol sa pag-convert ng mga file ng Excel sa CSV. Kung alam mo ang mas mahusay na mga paraan para sa pag-export mula sa Excel hanggang CSV, mangyaring sabihin sa amin ang tungkol dito sa mga komento. Salamat sa atensyon!