Nilalaman
Sa proseso ng pagtatrabaho sa isang dokumento ng Excel, madalas na kinakailangan para sa ilang mga tao na kumonekta dito nang sabay-sabay. At kadalasan ang kanilang bilang ay maaaring kalkulahin sa ilang dose-dosenang. Samakatuwid, ang isyu ng pakikipagtulungan ay hindi limitado sa pagkonekta lamang sa mga tao, dahil madalas silang makakagawa ng mga magkasalungat na pagbabago na kailangang matutunan kung paano mabilis at epektibong mag-edit.
Sino ang makakagawa nito? Isang taong may katayuan ng isang master user. Sa isang salita, ano ang kailangang gawin upang makagawa ng magkasanib na trabaho sa isang dokumento na hindi lamang posible, ngunit epektibo rin?
Ang pagtatrabaho sa isang nakabahaging file sa Excel ay may sariling mga katangian. Kaya, ang ilang pagkilos ay hindi available sa mga user:
- Paglikha ng mga talahanayan.
- Pamamahala ng senaryo, kabilang ang pagtingin sa kanila.
- Pag-alis ng mga sheet.
- Walang kakayahan ang mga user na pagsamahin ang ilang mga cell o, sa kabilang banda, hatiin ang mga dati nang pinagsama.
- Anumang mga operasyon na may XML data.
Paano malalampasan ang mga paghihigpit na ito? Kailangan mo lamang alisin ang pangkalahatang pag-access, at pagkatapos ay ibalik ito kapag kailangan.
Narito ang isa pang spreadsheet na may ilang mga gawain na maaaring o hindi posible kung nagtatrabaho ka sa maraming tao sa parehong spreadsheet.
Una kailangan mong maunawaan kung aling file ang kailangang gawing available para sa pag-edit ng ilang tao nang sabay-sabay. Maaari itong maging isang bagong file o isang umiiral na.
Setting
Lahat ng kailangan mong gawin para magbahagi ng file sa Excel ay nasa seksyong Pagbabahagi ng Aklat, na makikita sa pamamagitan ng pagpunta sa tab na Review.
May lalabas na window na may dalawang tab. Interesado kami sa una, na awtomatikong bubukas. Kailangan nating suriin ang kahon sa tabi ng item na minarkahan sa screenshot na may pulang parihaba. Sa pamamagitan nito, binibigyang-daan namin ang maraming user na pamahalaan ang isang dokumento.
Pagkatapos naming magbukas ng access para sa pag-edit, kailangan namin itong i-configure. Upang gawin ito, buksan ang pangalawang tab.
Pagkatapos ipasok ang mga parameter, kinukumpirma namin ang aming mga aksyon. Upang gawin ito, mag-left click sa pindutan ng "OK". Maaaring bukas ang pagbabahagi sa anumang aklat, parehong bago at umiiral. Sa unang kaso, kakailanganin mong makabuo ng isang pangalan para sa kanya.
Pagkatapos nito, kailangan mong i-save ang file sa iyong computer.
Mahalaga! Ang format ay dapat na tulad na ang file ay mabubuksan ng bawat user gamit ang kanilang bersyon ng mga spreadsheet.
Dapat mong i-save ang file sa isang network share o folder na may access sa mga kalahok na gustong gumamit ng file. Matapos mapili ang direktoryo, kailangan lang nating i-click ang pindutang "I-save".
Gayunpaman, hindi pinapayagang gumamit ng web server upang i-save ang nakabahaging file.
Matapos isagawa ang lahat ng mga operasyon na inilarawan sa itaas, kailangan mong suriin kung posible na kumonekta sa ibang mga tao. Upang gawin ito, buksan ang tab na "Data" at hanapin ang item na "Mga Koneksyon" nang direkta sa ibaba nito. Kung mag-click ka dito, magagawa mong baguhin ang mga link o link. Kung walang kaukulang pindutan, pagkatapos ay walang nauugnay na mga file.
Susunod, bubukas ang tab na "Status", sa tulong kung saan posible na suriin ang mga koneksyon. Ang katotohanan na ang lahat ay maayos ay maaaring makilala sa pamamagitan ng pagkakaroon ng pindutang "OK".
Pinapayagan ka rin ng Excel na magbukas ng nakabahaging workbook. Upang gawin ito, kailangan mong mag-click sa pindutan ng Opisina. Kapag lumitaw ang pop-up panel, kailangan nating piliin ang item na "Buksan" at piliin ang aklat na gagamitin para sa pagbabahagi. Pagkatapos nito, mag-click muli sa pindutan ng Opisina, at buksan ang window ng "Mga Pagpipilian sa Excel", na matatagpuan sa ibaba.
Sa kaliwang bahagi ng window na lilitaw, magagawa mong pumili ng isang kategorya ng mga setting, ngunit interesado kami sa pinakaunang isa, na naglalaman ng mga pinaka-pangkalahatang parameter.
Susunod, pumunta sa item na "Personal na setting", kung saan kailangan mong tukuyin ang data na nagpapahintulot sa iyo na i-filter ang mga user - username, palayaw.
Pagkatapos isagawa ang mga operasyong ito, nagiging posible na i-edit ang impormasyon sa dokumento o magdagdag ng ilang data. Huwag kalimutang i-save ang iyong mga pagbabago pagkatapos gawin ang mga ito.
Minsan ito ay maaaring magdulot ng mga problema kapag nagtitipid. Halimbawa, ang pagbabahagi ay magagamit lamang para sa unang pagbubukas, at kapag sinubukan mong buksan ang dokumento sa pangalawang pagkakataon, ang programa ay magtapon ng isang error. Maaaring mangyari ito sa mga sumusunod na dahilan:
- Kung maraming kalahok ang nagpasok ng data nang sabay-sabay sa parehong cell. O kahit anong bahagi.
- Pagbuo ng changelog na nagiging sanhi ng paglaki ng workbook. Ito ay humahantong sa mga problema.
- Inalis ang user sa pagbabahagi. Sa kasong ito, ang pag-save ng mga pagbabago ay hindi gagana lamang sa kanyang computer.
- Ang mapagkukunan ng network ay na-overload.
Upang ayusin ang problema, kailangan mong gawin ang mga sumusunod na hakbang:
- Tanggalin ang changelog o burahin ang kalabisan na impormasyon mula dito.
- Alisin ang kalabisan na impormasyon sa loob ng mismong dokumento.
- I-restart ang pagbabahagi.
- Magbukas ng Excel na dokumento sa isa pang editor ng opisina, at pagkatapos ay i-save itong muli sa xls na format.
Totoo, sa mga kamakailang bersyon ang error na ito ay hindi nangyayari nang mas madalas kaysa sa mga mas lumang bersyon.
Paano tingnan ang aktibidad ng miyembro
Sa kurso ng magkasanib na trabaho, kailangan mong patuloy na subaybayan upang ang isa sa mga kalahok ay hindi masira ang isang bagay. Samakatuwid, kailangan mong matutunang maunawaan kung anong mga aksyon ang ginawa ng isa sa kanila. Upang gawin ito, dapat mong gawin ang mga sumusunod na hakbang.
- Pumunta sa tab na "Suriin", at doon hanapin ang item na "Mga Pagwawasto". Sa menu, piliin ang item na "Pumili ng mga pagwawasto".
6 - Susunod, lalabas ang isang window kung saan malalaman mo kung anong mga pagbabago ang ginawa ng mga user. Awtomatikong nabuo ang listahang ito. Maaari mong i-verify na ito nga ang kaso sa pamamagitan ng pagtingin sa checkbox sa tabi ng kaukulang item sa dialog box na ito.
7 Sa kasong ito, tanging ang mga pagbabagong ginawa mula noong huling pag-save ang ipapakita sa listahan sa kaliwang sulok sa itaas. Ginagawa ito para sa kaginhawahan, palagi mong makikita ang mga naunang pag-edit sa journal.
- Ang bawat kalahok ay bibigyan ng isang partikular na kulay, kung saan maaari mong maunawaan kung sino ang gumawa ng mga pagbabago. Ang mga label ay nasa kaliwang sulok sa itaas. Maaari ka ring mag-set up ng mga pagbabago sa pagsubaybay ayon sa oras, isang partikular na user o sa isang partikular na hanay, pati na rin i-disable ang kanilang display.
8 - Kapag nag-hover ka sa isang cell na may ganoong marka, lalabas ang isang maliit na bloke kung saan mauunawaan mo kung sino ang gumawa ng mga pagbabago.
9 - Upang gumawa ng mga pagsasaayos sa mga panuntunan para sa pagpapakita ng mga pagwawasto, kailangan mong bumalik sa window ng mga setting, at pagkatapos ay hanapin ang field na "Sa pamamagitan ng oras", kung saan maaari kang magtakda ng panimulang punto para sa pagtingin sa mga pagbabago. Iyon ay, ang oras kung saan ipapakita ang mga pagwawasto. Maaari mong itakda ang panahon mula noong huling pag-save, itakda upang ipakita ang lahat ng mga pagbabago sa lahat ng oras, eksklusibong hindi tiningnan, o tukuyin ang petsa kung kailan ipapakita ang mga ito.
10 - Maaari mo ring kontrolin ang pagpapakita ng mga pagwawasto na ginawa lamang ng isang partikular na miyembro.
11 - Gamit ang kaukulang field, maaari mong itakda ang hanay ng sheet kung saan mai-log ang mga aksyon ng command.
Maaari ka ring gumawa ng iba pang mga pagbabago sa pamamagitan ng paglalagay ng check sa naaangkop na mga checkbox sa mga tamang lugar.
Ang listahan ng mga pagbabago ay hindi dead weight. Maaaring suriin ng pangunahing user ang mga pag-edit ng iba pang mga kalahok, kumpirmahin o tanggihan ang mga ito. Paano ito gagawin?
- Pumunta sa tab na "Suriin". Mayroong menu na "Mga Pag-aayos" kung saan maaaring pamahalaan ng user ang mga pag-aayos. Sa pop-up panel, kailangan mong piliin ang opsyon na "Tanggapin / tanggihan ang mga pagwawasto", pagkatapos nito ay ipapakita ang isang window kung saan ipinapakita ang mga pagwawasto.
13 14 - Ang pagpili ng mga pag-edit ay maaaring isagawa ayon sa parehong pamantayan tulad ng inilarawan kanina: ayon sa oras, ng isang partikular na user, o sa loob ng isang tiyak na saklaw. Pagkatapos itakda ang mga kinakailangang parameter, pindutin ang pindutan ng OK.
- Susunod, ang lahat ng pagsasaayos na nakakatugon sa mga kundisyong itinakda sa nakaraang hakbang ay ipapakita. Maaari kang sumang-ayon sa isang partikular na pag-edit o tanggihan ito sa pamamagitan ng pag-click sa naaangkop na button sa ibaba ng window. Posible rin ang batch na tanggapin o tanggihan ang mga pagsasaayos.
15
Ngayon ang mga kinakailangang pagsasaayos ay naiwan, at ang mga dagdag ay inalis na.
Paano tanggalin ang user mula sa excel file
Paminsan-minsan, kinakailangan na alisin ang mga user mula sa co-authoring. Maaaring mayroong isang malaking bilang ng mga kadahilanan: binigyan sila ng isa pang gawain, ang kalahok ay nagsimulang gumawa ng mga pag-edit mula sa ibang computer, at iba pa. Ang pagpapatupad ng gawaing ito sa Excel ay hindi mahirap sa lahat.
Una, buksan ang tab na "Suriin". Mayroong pangkat na "Mga Pagbabago", kung saan mayroong opsyon na "Access sa aklat".
Pagkatapos nito, lalabas sa screen ang parehong window na nakita natin kanina. Ang isang listahan ng lahat ng mga tao na maaaring gumawa ng mga pagbabago sa talahanayan ay matatagpuan sa tab na I-edit. Upang alisin ang isang user na hindi namin kailangan sa ngayon, kailangan mong hanapin ito sa listahang ito, piliin ito sa pamamagitan ng pagpindot sa kaliwang pindutan ng mouse at mag-click sa pindutang "Tanggalin", na matatagpuan sa ibaba.
Susunod, babalaan ng Excel ang user na ang mga pagwawasto na ginawa ng kalahok na ito ay maaaring hindi mai-save kung siya ay kasalukuyang gumagawa ng mga pagbabago sa workbook. Kung sumasang-ayon ka, pagkatapos ay i-click ang "OK", at hindi na ibabahagi ang user.
Ang pinakamahusay na paraan upang limitahan ang paggamit ng isang shared ledger ay alisin ang user. Kung hindi ito angkop, maaari mong itakda ang karapatang tingnan o i-edit ang aklat ng isang partikular na kalahok.
Iyon ay sinabi, mahalagang tandaan na ang ilang mga limitasyon ay binuo sa pagbabahagi bilang default. Ang mga ito ay inilarawan sa itaas. Alalahanin natin sila, dahil ang pag-uulit ay ang ina ng pag-aaral.
- Ipinagbabawal na lumikha ng mga matalinong talahanayan na awtomatikong nag-a-update ng data at may maraming iba pang mga tampok.
- Hindi mo maaaring pamahalaan ang mga script.
- Mayroong built-in na paghihigpit sa pagtanggal ng mga sheet, pagkonekta o pagdiskonekta ng mga cell.
- Gawin ang lahat ng mga operasyon sa XML data. Sa simpleng salita, may mga paghihigpit sa pagbubuo ng malaking halaga ng data, kabilang ang pag-edit ng kanilang mga array. Ang XML ay isa sa mga hindi kilalang uri ng file para sa mga nagsisimula, ngunit ito ay talagang medyo simple. Sa ganitong uri ng file, maaari kang maglipat ng data sa pamamagitan ng paggawa ng mga pagbabago sa batch sa dokumento.
Sa madaling salita, binibigyang-daan ka ng co-authoring na magsagawa ng mga karaniwang operasyon sa isang dokumento, ngunit mas maraming propesyonal na opsyon ang magagamit lamang para sa isang tao. Ito ay dahil ang parehong mga macro o XML batch na pagbabago ay medyo mas mahirap ibalik.
Ang hindi pagpapagana sa pagbabahagi at pagkatapos ay muling paganahin ito ay isa pang paraan upang limitahan ang magagawa ng mga user ng Excel. Maaari mong gawin ang mga kinakailangang pagbabago sa iyong sarili, sa gayon ay pansamantalang inaalis ang ibang tao ng pagkakataong mag-edit ng isang bagay.
Upang gawin ito, dapat mong sundin ang mga hakbang na ito.
- Buksan ang tab na "Suriin", pumunta sa item na "Mga Pagwawasto" at piliin ang item na "I-highlight ang mga pagbabago" mula sa pop-up na menu.
- Pagkatapos nito, lilitaw ang isang window kung saan kailangan mong alisan ng tsek ang mga kahon sa tabi ng mga item na "User" at "Sa hanay".
- Pagkatapos nito, lilitaw ang isang changelog, na kinakailangan para sa pag-backup ng data.
Pagkatapos nito, maaari mong i-off ang pagbabahagi. Upang gawin ito, sa parehong tab sa ribbon, piliin ang item na "Access to the book" at alisan ng check ang "Payagan ang maraming user na baguhin ang file."
Iyon lang, ngayon naka-disable ang pagbabahagi.
Kaya medyo madaling mag-set up ng co-authoring sa Excel. Siyempre, may ilang mga paghihigpit na hindi nagpapahintulot sa iyo na gamitin ang dokumento nang lubusan. Ngunit ang mga ito ay nalutas nang simple, sapat na upang i-off ang pagbabahagi nang ilang sandali, at pagkatapos ay i-on ito kapag ang mga kinakailangang pagbabago ay nagawa na.