Nilalaman
Ang Excel ay itinuturing ng marami bilang isang spreadsheet program. Samakatuwid, ang tanong kung paano lumikha at magtrabaho kasama ang mga talahanayan ay maaaring mukhang kakaiba sa unang sulyap. Ngunit kakaunti ang nakakaalam kung ano ang pangunahing pagkakaiba sa pagitan ng Excel at mga spreadsheet. Bilang karagdagan, ang bahaging ito ng pakete ng Microsoft Office ay hindi palaging nakikipag-ugnayan sa mga spreadsheet. Bukod dito, ang pangunahing gawain ng Excel ay ang pagproseso ng impormasyon na maaaring iharap sa iba't ibang anyo. Gayundin sa tabular form.
O maaaring lumitaw ang isang sitwasyon kapag kinakailangan na pumili ng isang hiwalay na hanay para sa talahanayan at i-format ito nang naaayon. Sa pangkalahatan, mayroong isang malaking bilang ng mga posibilidad para sa paggamit ng mga talahanayan, kaya tingnan natin ang mga ito nang mas detalyado.
Ang konsepto ng matalinong mga talahanayan
Mayroon pa ring pagkakaiba sa pagitan ng isang Excel sheet at isang matalinong spreadsheet. Ang una ay isang lugar lamang na naglalaman ng isang tiyak na bilang ng mga cell. Ang ilan sa mga ito ay maaaring puno ng ilang impormasyon, habang ang iba ay walang laman. Ngunit walang pangunahing pagkakaiba sa pagitan nila mula sa isang teknikal na punto ng view.
Ngunit ang isang Excel spreadsheet ay isang panimula na naiibang konsepto. Hindi ito limitado sa isang hanay ng data, mayroon itong sariling mga katangian, isang pangalan, isang tiyak na istraktura at isang malaking bilang ng mga pakinabang.
Samakatuwid, maaari kang pumili ng isang hiwalay na pangalan para sa talahanayan ng Excel - "Smart Table" o Smart Table.
Lumikha ng isang matalinong talahanayan
Ipagpalagay na gumawa kami ng hanay ng data na may impormasyon sa pagbebenta.
Hindi pa ito mesa. Upang gawing hanay ito, kailangan mong piliin ito at hanapin ang tab na "Ipasok" at doon hanapin ang pindutan ng "Talahanayan" sa bloke ng parehong pangalan.
May lalabas na maliit na window. Sa loob nito, maaari mong ayusin ang hanay ng mga cell na gusto mong gawing talahanayan. Bilang karagdagan, dapat mong tukuyin na ang unang linya ay naglalaman ng mga heading ng column. Maaari mo ring gamitin ang keyboard shortcut na Ctrl + T upang ilabas ang parehong dialog box.
Sa prinsipyo, walang kailangang baguhin sa karamihan ng mga kaso. Matapos makumpirma ang pagkilos sa pamamagitan ng pagpindot sa pindutang "OK", ang dating napiling hanay ay agad na magiging isang talahanayan.
Bago direktang itakda ang mga katangian nito, kailangan mong maunawaan kung paano nakikita ng programa mismo ang talahanayan. Pagkatapos nito, maraming bagay ang magiging malinaw.
Pag-unawa sa Excel Table Structure
Ang lahat ng mga talahanayan ay may partikular na pangalan na ipinapakita sa isang espesyal na tab na Disenyo. Ito ay ipinapakita pagkatapos ng pagpili ng anumang cell. Bilang default, ang pangalan ay nasa form na "Talahanayan 1" o "Talahanayan 2", at ayon sa pagkakabanggit.
Kung kailangan mong magkaroon ng ilang mga talahanayan sa isang dokumento, inirerekumenda na bigyan sila ng mga ganoong pangalan upang sa ibang pagkakataon ay maunawaan mo kung anong impormasyon ang nilalaman kung saan. Sa hinaharap, magiging mas madaling makipag-ugnayan sa kanila, para sa iyo at para sa mga taong tumitingin sa iyong dokumento.
Bilang karagdagan, ang mga pinangalanang talahanayan ay maaaring gamitin sa Power Query o ilang iba pang mga add-in.
Tawagin natin ang aming talahanayan na "Ulat". Ang pangalan ay makikita sa isang window na tinatawag na name manager. Upang buksan ito, kailangan mong pumunta sa sumusunod na landas: Mga Formula – Mga Tinukoy na Pangalan – Name Manager.
Posible ring manu-manong ipasok ang formula, kung saan makikita mo rin ang pangalan ng talahanayan.
Ngunit ang pinaka-nakakatuwa na bagay ay ang Excel ay magagawang sabay na makita ang talahanayan sa ilang mga seksyon: sa kabuuan nito, pati na rin sa mga indibidwal na hanay, mga heading, mga kabuuan. Pagkatapos ang mga link ay magiging ganito.
Sa pangkalahatan, ang mga naturang konstruksiyon ay ibinibigay lamang para sa layunin ng mas tumpak na oryentasyon. Ngunit hindi na kailangang isaulo ang mga ito. Awtomatikong ipinapakita ang mga ito sa mga tooltip na lalabas pagkatapos piliin ang Talahanayan at kung paano bubuksan ang mga square bracket. Upang ipasok ang mga ito, kailangan mo munang paganahin ang English na layout.
Ang gustong opsyon ay matatagpuan gamit ang Tab key. Huwag kalimutang isara ang lahat ng mga bracket na nasa formula. Ang mga parisukat ay walang pagbubukod dito.
Kung gusto mong isama ang mga nilalaman ng buong column sa mga benta, dapat mong isulat ang sumusunod na formula:
=SUM(D2:D8)
Pagkatapos nito, awtomatiko itong magiging =SUM(Ulat [Sales]). Sa simpleng salita, hahantong ang link sa isang partikular na column. Maginhawa, sumasang-ayon?
Kaya, ang anumang chart, formula, range, kung saan ang isang matalinong talahanayan ay gagamitin upang kumuha ng data mula dito, ay awtomatikong gagamit ng napapanahong impormasyon.
Ngayon ay pag-usapan natin nang mas detalyado kung aling mga talahanayan ang maaaring magkaroon ng mga katangian.
Mga Talahanayan ng Excel: Mga Katangian
Ang bawat ginawang talahanayan ay maaaring magkaroon ng maraming heading ng column. Ang unang linya ng hanay ay nagsisilbing data source.
Bilang karagdagan, kung ang sukat ng talahanayan ay masyadong malaki, kapag nag-scroll pababa, sa halip na ang mga titik na nagpapahiwatig ng kaukulang mga haligi, ang mga pangalan ng mga haligi ay ipinapakita. Ito ay magiging ayon sa gusto ng gumagamit, dahil hindi na kailangang ayusin nang manu-mano ang mga lugar.
May kasama rin itong autofilter. Ngunit kung hindi mo ito kailangan, maaari mo itong i-off anumang oras sa mga setting.
Gayundin, ang lahat ng mga halaga na nakasulat kaagad sa ibaba ng huling cell ng haligi ng talahanayan ay naka-attach dito mismo. Samakatuwid, maaari silang matagpuan nang direkta sa anumang bagay na gumagamit ng data mula sa unang hanay ng talahanayan sa trabaho nito.
Kasabay nito, ang mga bagong cell ay naka-format para sa disenyo ng talahanayan, at lahat ng mga formula na partikular sa column na ito ay awtomatikong nakasulat sa kanila. Sa simpleng salita, upang madagdagan ang laki ng talahanayan at palawakin ito, ipasok lamang ang tamang data. Lahat ng iba pa ay idadagdag ng programa. Ganoon din sa mga bagong column.
Kung ang isang formula ay ipinasok sa hindi bababa sa isang cell, pagkatapos ay awtomatiko itong kumakalat sa buong column. Iyon ay, hindi mo kailangang manu-manong punan ang mga cell, ang lahat ay awtomatikong mangyayari, tulad ng ipinapakita sa animated na screenshot na ito.
Ang lahat ng mga tampok na ito ay mabuti. Ngunit maaari mong i-customize ang talahanayan sa iyong sarili at palawakin ang pag-andar nito.
Pag-setup ng mesa
Una kailangan mong buksan ang tab na "Designer", kung saan matatagpuan ang mga parameter ng talahanayan. Maaari mong i-customize ang mga ito sa pamamagitan ng pagdaragdag o pag-clear ng mga partikular na checkbox na matatagpuan sa pangkat na "Mga Pagpipilian sa Estilo ng Talahanayan".
Ang mga sumusunod na opsyon ay ibinigay:
- Magdagdag o mag-alis ng header row.
- Magdagdag o mag-alis ng row na may mga kabuuan.
- Gumawa ng mga linya na kahalili.
- I-highlight ang mga matinding column sa bold.
- Pinapagana o hindi pinapagana ang mga striped line fill.
- Huwag paganahin ang autofilter.
Maaari ka ring magtakda ng ibang format. Magagawa ito gamit ang mga opsyon na matatagpuan sa pangkat ng Mga Estilo ng Table. Sa una, iba ang format sa nasa itaas, ngunit kung saan maaari mong palaging i-customize ang hitsura na gusto mo.
Maaari mo ring mahanap ang pangkat na "Mga Tool", kung saan maaari kang lumikha ng pivot table, magtanggal ng mga kopya, at i-convert ang talahanayan sa isang karaniwang hanay.
Ngunit ang pinaka nakakaaliw na tampok ay ang paglikha ng mga hiwa.
Ang slice ay isang uri ng filter na ipinapakita sa isang hiwalay na graphic na elemento. Upang ipasok ito, kailangan mong mag-click sa pindutan ng "Insert Slicer" ng parehong pangalan, at pagkatapos ay piliin ang mga column na gusto mong iwanan.
Iyon lang, ngayon ay lilitaw ang isang panel, na naglilista ng lahat ng mga natatanging halaga na nilalaman sa mga cell ng column na ito.
Upang i-filter ang talahanayan, dapat mong piliin ang kategorya na pinakakawili-wili sa ngayon.
Maaaring pumili ng maraming kategorya gamit ang isang slicer. Upang gawin ito, dapat mong pindutin ang Ctrl key o mag-click sa pindutan sa kanang itaas na sulok sa kaliwa ng pag-alis ng filter bago simulan ang pagpili.
Upang direktang magtakda ng mga parameter sa laso, maaari mong gamitin ang tab na may parehong pangalan. Sa tulong nito, posible na i-edit ang iba't ibang mga katangian ng slice: hitsura, laki ng pindutan, dami, at iba pa.
Mga Pangunahing Limitasyon ng Mga Smart Table
Sa kabila ng katotohanan na ang mga spreadsheet ng Excel ay may maraming mga pakinabang, ang gumagamit ay kailangan pa ring magtiis sa ilang mga kawalan:
- Ang mga tanawin ay hindi gumagana. Sa simpleng salita, walang paraan upang matandaan ang ilang mga parameter ng sheet.
- Hindi mo maaaring ibahagi ang aklat sa ibang tao.
- Hindi posibleng maglagay ng mga subtotal.
- Hindi ka maaaring gumamit ng mga formula ng array.
- Walang paraan upang pagsamahin ang mga cell. Ngunit hindi inirerekomenda na gawin ito.
Gayunpaman, mayroong higit pang mga pakinabang kaysa sa mga disadvantages, kaya ang mga kawalan na ito ay hindi masyadong kapansin-pansin.
Mga Halimbawa ng Smart Table
Ngayon ay oras na upang pag-usapan ang tungkol sa mga sitwasyon kung saan kailangan ang mga smart Excel spreadsheet at kung anong mga aksyon ang maaaring gawin na hindi posible sa karaniwang hanay.
Ipagpalagay na mayroon tayong isang talahanayan na nagpapakita ng mga resibo ng pera mula sa pagbili ng mga T-shirt. Ang unang hanay ay naglalaman ng mga pangalan ng mga miyembro ng grupo, at sa iba pa - kung gaano karaming mga T-shirt ang nabili, at kung anong sukat ang mga ito. Gamitin natin ang talahanayang ito bilang isang halimbawa upang makita kung anong mga posibleng pagkilos ang maaaring gawin, na imposible sa kaso ng isang regular na hanay.
Summing up sa pag-andar ng Excel
Sa screenshot sa itaas, makikita mo ang aming talahanayan. Isa-isahin muna natin ang lahat ng laki ng mga T-shirt. Kung gagamit ka ng hanay ng data upang makamit ang layuning ito, kakailanganin mong manu-manong ipasok ang lahat ng mga formula. Kung gagawa ka ng talahanayan, hindi na iiral ang mabigat na pasanin na ito. Ito ay sapat na upang isama lamang ang isang item, at pagkatapos nito ang linya na may mga kabuuan ay bubuo ng sarili nito.
Susunod, mag-right click sa anumang lugar. Lumilitaw ang isang pop-up na menu na may item na "Talahanayan". Mayroon itong opsyon na "kabuuang hilera", na kailangan mong paganahin. Maaari rin itong idagdag sa pamamagitan ng constructor.
Dagdag pa, lilitaw ang isang row na may mga kabuuan sa ibaba ng talahanayan. Kung bubuksan mo ang drop-down na menu, makikita mo ang mga sumusunod na setting doon:
- Karaniwan.
- Halaga.
- Pinakamataas.
- offset deviation.
At marami pang iba. Upang ma-access ang mga function na hindi kasama sa listahan sa itaas, kailangan mong mag-click sa item na "Iba pang mga function". Narito ito ay maginhawa na ang hanay ay awtomatikong tinutukoy. Pinili namin ang function SUM, dahil sa aming kaso kailangan naming malaman kung gaano karaming mga T-shirt ang nabili sa kabuuan.
Awtomatikong pagpasok ng mga formula
Ang Excel ay isang talagang matalinong programa. Maaaring hindi alam ng user na sinusubukan niyang hulaan ang kanyang mga susunod na aksyon. Nagdagdag kami ng column sa dulo ng talahanayan upang masuri ang mga resulta ng mga benta para sa bawat isa sa mga mamimili. Matapos ipasok ang formula sa unang hilera, agad itong kinopya sa lahat ng iba pang mga cell, at pagkatapos ay mapupuno ang buong haligi ng mga halaga na kailangan natin. Komportable?
pag-uuri ng function
Maraming tao ang gumagamit ng menu ng konteksto upang gamitin ito o ang function na iyon. Mayroong halos lahat ng mga aksyon na sa karamihan ng mga kaso ay kailangang isagawa. Kung gumagamit ka ng mga matalinong talahanayan, mas lalawak ang functionality.
Halimbawa, kailangan nating suriin kung sino ang naglipat na ng prepayment. Upang gawin ito, kailangan mong pag-uri-uriin ang data ayon sa unang hanay. I-format natin ang teksto sa paraang posibleng maunawaan kung sino ang nakagawa na ng pagbabayad, sino ang hindi pa, at sino ang hindi nagbigay ng mga kinakailangang dokumento para dito. Ang una ay mamarkahan ng berde, ang pangalawa sa pula, at ang pangatlo sa asul. At ipagpalagay na tayo ay nahaharap sa gawain ng pagsasama-sama ng mga ito.
Bukod dito, magagawa ng Excel ang lahat para sa iyo.
Una kailangan mong mag-click sa drop-down na menu na matatagpuan malapit sa heading ng column na "Pangalan" at mag-click sa item na "Pagbukud-bukurin ayon sa kulay" at piliin ang pulang kulay ng font.
Lahat, ngayon ay malinaw na ipinakita ang impormasyon tungkol sa kung sino ang nagbayad.
Pagsasala
Posible ring i-customize ang pagpapakita at pagtatago ng ilang impormasyon sa talahanayan. Halimbawa, kung gusto mong ipakita lamang ang mga taong hindi nagbayad, maaari mong i-filter ang data ayon sa kulay na ito. Posible rin ang pag-filter ayon sa iba pang mga parameter.
Konklusyon
Kaya, ang mga matalinong spreadsheet sa Excel ay magsisilbing mahusay na mga katulong para sa paglutas ng anumang mga problema na kailangan mo lang harapin.