Paano lumikha ng isang Gantt chart sa Excel?

Nilalaman

Ano ang isang Gantt Chart?
Paano Gumawa ng Gantt Chart sa Excel 2010, 2007 at 2013
Gantt chart template sa Excel

Kung hihilingin sa iyo na pangalanan ang tatlong pinakamahalagang bahagi ng Microsoft Excel, alin ang pangalanan mo? Malamang, mga sheet kung saan ipinasok ang data, mga formula na ginagamit upang magsagawa ng mga kalkulasyon, at mga chart kung saan maaaring ipakita sa graphical na paraan ang data na may kakaibang katangian.

Sigurado ako na alam ng bawat gumagamit ng Excel kung ano ang isang tsart at kung paano ito likhain. Gayunpaman, mayroong isang uri ng tsart na nababalot ng kalabuan para sa marami - Tsart ng Gantt. Ipapaliwanag ng mabilisang gabay na ito ang mga pangunahing tampok ng isang Gantt chart, sasabihin sa iyo kung paano gumawa ng simpleng Gantt chart sa Excel, sasabihin sa iyo kung saan magda-download ng mga advanced na template ng Gantt chart, at kung paano gamitin ang online na serbisyo ng Project Management upang lumikha ng mga Gantt chart.

Ano ang isang Gantt Chart?

Tsart ng Gantt ipinangalan kay Henry Gantt, isang American engineer at management consultant na gumawa ng diagram noong 1910. Ang Gantt chart sa Excel ay kumakatawan sa mga proyekto o mga gawain bilang isang cascade ng horizontal bar chart. Ang Gantt chart ay nagpapakita ng pinaghiwa-hiwalay na istraktura ng proyekto (mga petsa ng pagsisimula at pagtatapos, iba't ibang mga ugnayan sa pagitan ng mga gawain sa loob ng proyekto) at sa gayon ay nakakatulong na kontrolin ang pagsasagawa ng mga gawain sa oras at ayon sa mga inilaan na benchmark.

Paano Gumawa ng Gantt Chart sa Excel 2010, 2007 at 2013

Sa kasamaang palad, hindi nag-aalok ang Microsoft Excel ng built-in na template ng Gantt chart. Gayunpaman, mabilis kang makakagawa ng isa gamit ang pag-andar ng bar chart at kaunting pag-format.

Sundin nang mabuti ang mga hakbang na ito at aabutin ng hindi hihigit sa 3 minuto upang makagawa ng simpleng Gantt chart. Sa aming mga halimbawa, gumagawa kami ng Gantt chart sa Excel 2010, ngunit ang parehong ay maaaring gawin sa Excel 2007 at 2013.

Hakbang 1. Gumawa ng talahanayan ng proyekto

Una sa lahat, ilalagay namin ang data ng proyekto sa isang Excel sheet. Isulat ang bawat gawain sa isang hiwalay na linya at bumuo ng plano ng breakdown ng proyekto sa pamamagitan ng pagtukoy simulang petsa (Petsa ng pagsisimula), pagtatapos (petsa ng pagtatapos) at tagal (Duration), iyon ay, ang bilang ng mga araw na kinakailangan upang makumpleto ang gawain.

Tip: Ang mga column lang ang kailangan para gumawa ng Gantt chart Simulang petsa и Tagal. Gayunpaman, kung gagawa ka rin ng column Petsa ng pagtatapos, pagkatapos ay maaari mong kalkulahin ang tagal ng gawain gamit ang isang simpleng formula, tulad ng nakikita sa figure sa ibaba:

Hakbang 2. Bumuo ng regular na Excel bar chart batay sa database ng column na "Petsa ng pagsisimula".

Simulan ang pagbuo ng Gantt chart sa Excel sa pamamagitan ng paggawa ng simple nakasalansan na bar chart:

I-highlight ang isang saklaw Magsimula ng Mga Petsa kasama ang heading ng column, sa aming halimbawa ito ay B1:B11. Kinakailangang pumili lamang ng mga cell na may data, at hindi ang buong column ng sheet.
Sa Advanced tab Isingit (Ipasok) sa ilalim ng Mga Tsart, i-click Ipasok ang bar chart (Bar).
Sa menu na bubukas, sa grupo Nakaayos (2-D Bar) click Pinasiyahan Stacked (Stacked Bar).

Bilang resulta, ang sumusunod na tsart ay dapat lumitaw sa sheet:

tandaan: Iminumungkahi ng ilan sa iba pang mga tagubilin para sa paggawa ng mga Gantt chart na lumikha ka muna ng isang walang laman na bar chart at pagkatapos ay punan ito ng data, tulad ng gagawin namin sa susunod na hakbang. Ngunit sa palagay ko ay mas maganda ang ipinakitang pamamaraan dahil ang Microsoft Excel ay awtomatikong magdaragdag ng isang hilera ng data at sa ganitong paraan makakatipid tayo ng ilang oras.

Hakbang 3: Magdagdag ng Data ng Tagal sa Chart

Susunod, kailangan naming magdagdag ng isa pang serye ng data sa aming hinaharap na Gantt chart.

Mag-right-click kahit saan sa diagram at sa context menu click Pumili ng data (Piliin ang Data). Magbubukas ang isang dialog box Pagpili ng data source (Piliin ang Pinagmulan ng Data). Tulad ng makikita mo sa figure sa ibaba, ang data ng column Petsa ng Pagsisimula naidagdag na sa field Mga item sa alamat (mga hilera) (Legend Entries (Series). Ngayon ay kailangan mong magdagdag ng column data dito Tagal.
I-click ang pindutan Idagdag (Add) para pumili ng karagdagang data (Duration) na ipapakita sa Gantt chart.
Sa nakabukas na bintana Pagbabago ng hilera (I-edit ang serye) gawin ito:
- Sa Pangalan ng hilera (Pangalan ng serye) ilagay ang "Tagal" o anumang iba pang pangalan na gusto mo. O maaari mong ilagay ang cursor sa field na ito at pagkatapos ay mag-click sa pamagat ng kaukulang column sa talahanayan – ang pamagat na na-click ay idaragdag bilang pangalan ng serye para sa Gantt chart.
- I-click ang icon ng pagpili ng hanay sa tabi ng field Ang mga halaga (Mga halaga ng serye).
Dialog window Pagbabago ng hilera (I-edit ang serye) ay bababa. I-highlight ang data sa isang column Tagalsa pamamagitan ng pag-click sa unang cell (sa aming kaso ito ay D2) at pag-drag pababa sa huling data cell (D11). Tiyaking hindi mo sinasadyang pumili ng isang heading o ilang walang laman na cell.
Pindutin muli ang icon ng pagpili ng hanay. Dialog window Pagbabago ng hilera (I-edit ang serye) ay muling palalawakin at lalabas ang mga field Pangalan ng hilera (Pangalan ng serye) at Ang mga halaga (Mga halaga ng serye). I-click ang OK.
Babalik ulit tayo sa bintana Pagpili ng data source (Piliin ang Pinagmulan ng Data). Ngayon nasa field Mga item sa alamat (mga hilera) (Legend Entries (Series) may nakita tayong serye Petsa ng Pagsisimula at isang numero Tagal. Mag-click lamang OK, at ang data ay idaragdag sa chart.

Ang diagram ay dapat magmukhang ganito:

Hakbang 4: Magdagdag ng Mga Paglalarawan ng Gawain sa Gantt Chart

Ngayon ay kailangan mong magpakita ng listahan ng mga gawain sa kaliwang bahagi ng diagram sa halip na mga numero.

Mag-right click kahit saan sa plotting area (ang lugar na may mga asul at orange na guhit) at sa lalabas na menu, i-click Pumili ng data (Piliin ang Data) upang muling lumitaw ang dialog box Pagpili ng data source (Piliin ang Pinagmulan ng Data).
Sa kaliwang bahagi ng dialog box, piliin Petsa ng Pagsisimula At i-click ang Baguhin (I-edit) sa kanang bahagi ng window na may pamagat Mga label ng pahalang na axis (mga kategorya) (Pahalang (Kategorya) Mga Label ng Axis).
Magbubukas ang isang maliit na dialog box Mga label ng axis (Mga label ng axis). Ngayon ay kailangan mong pumili ng mga gawain sa parehong paraan tulad ng sa nakaraang hakbang na pinili namin ang data sa tagal ng mga gawain (Durations column) - i-click ang icon ng pagpili ng hanay, pagkatapos ay mag-click sa unang gawain sa talahanayan at i-drag ang pagpili gamit ang mouse hanggang sa huling gawain. Tandaan na hindi dapat i-highlight ang heading ng column. Kapag nagawa mo na iyon, i-click muli ang icon ng pagpili ng hanay upang ilabas ang dialog box.
I-double tap OKupang isara ang lahat ng mga dialog box.
Tanggalin ang legend ng tsart - i-right-click ito at sa menu ng konteksto i-click Alisin (Burahin).

Sa puntong ito, ang Gantt chart ay dapat may mga paglalarawan ng gawain sa kaliwang bahagi at ganito ang hitsura:

Hakbang 5: Pag-convert ng Bar Chart sa Gantt Chart

Sa yugtong ito, ang aming chart ay isang stacked bar chart pa rin. Upang magmukha itong Gantt chart, kailangan mo itong i-format nang tama. Ang aming gawain ay alisin ang mga asul na linya upang ang mga orange na bahagi lamang ng mga graph, na kumakatawan sa mga gawain ng proyekto, ay mananatiling nakikita. Sa teknikal, hindi namin aalisin ang mga asul na linya, gagawin lang namin itong transparent at samakatuwid ay hindi nakikita.

Mag-click sa anumang asul na linya sa Gantt chart, at lahat ng mga ito ay pipiliin. Mag-right-click sa pinili at sa menu ng konteksto i-click Format ng serye ng data (I-format ang Serye ng Data).
Sa lalabas na dialog box, gawin ang sumusunod:
- Sa seksyon Punuin (Punan) piliin Walang punan (Walang Punan).
- Sa seksyon Hangganan (Kulay ng Border) piliin walang linya (Walang Linya).

tandaan: Huwag isara ang dialog box na ito, kakailanganin mo itong muli sa susunod na hakbang.

Ang mga gawain sa Gantt chart na binuo namin sa Excel ay nasa reverse order. Aayusin natin yan saglit. Mag-click sa listahan ng mga gawain sa kaliwang bahagi ng Gantt chart upang i-highlight ang axis ng kategorya. Magbubukas ang isang dialog box Format ng Axis (Format Axis). Sa kabanata Mga parameter ng axis (Axis Options) lagyan ng tsek ang kahon Baliktarin ang pagkakasunud-sunod ng mga kategorya (Mga kategorya sa reverse order), pagkatapos ay isara ang window upang i-save ang iyong mga pagbabago. Bilang resulta ng mga pagbabagong ginawa namin:
- Ang mga gawain sa Gantt chart ay nasa tamang pagkakasunod-sunod.
- Ang mga petsa sa pahalang na axis ay lumipat mula sa ibaba hanggang sa itaas ng tsart.

Ang tsart ay nagiging katulad ng isang regular na Gantt chart, tama ba? Halimbawa, ganito na ngayon ang aking Gantt chart:

Hakbang 6. Pag-customize ng Gantt Chart Design sa Excel

Ang Gantt chart ay nahuhubog na, ngunit maaari kang magdagdag ng ilang higit pang mga pagtatapos upang gawin itong talagang naka-istilo.

1. Alisin ang bakanteng espasyo sa kaliwang bahagi ng Gantt chart

Kapag gumagawa ng Gantt chart, nagpasok kami ng mga asul na bar sa simula ng chart upang ipakita ang petsa ng pagsisimula. Ngayon ang walang laman na nananatili sa kanilang lugar ay maaaring alisin at ang mga strip ng gawain ay maaaring ilipat sa kaliwa, mas malapit sa vertical axis.

Mag-right click sa unang halaga ng column Petsa ng Pagsisimula sa talahanayan na may source data, sa menu ng konteksto piliin Format ng cell > Numero > Pangkalahatan (Format Cells > Number > General). Kabisaduhin ang numerong nakikita mo sa field Patikim (Sample) ay ang numeric na representasyon ng petsa. Sa aking kaso ang numerong ito 41730. Tulad ng alam mo, iniimbak ng Excel ang mga petsa bilang mga numero na katumbas ng bilang ng mga araw napetsahan noong Enero 1, 1900 bago ang petsang ito (kung saan Enero 1, 1900 = 1). Hindi mo kailangang gumawa ng anumang mga pagbabago dito, i-click lamang pagkakaltas (Kanselahin).
Sa Gantt chart, mag-click sa anumang petsa sa itaas ng chart. Ang isang pag-click ay pipiliin ang lahat ng mga petsa, pagkatapos na i-right-click sa mga ito at sa menu ng konteksto i-click Format ng Axis (Format Axis).
Nasa listahan parameter aksis (Axis Options) baguhin ang opsyon Pinakamaliit (Minimum) sa Numero (Naayos) at ilagay ang numerong naalala mo sa nakaraang hakbang.

2. Ayusin ang bilang ng mga petsa sa axis ng Gantt chart

Dito, sa dialog box Format ng Axis (Format Axis) na binuksan sa nakaraang hakbang, baguhin ang mga parameter Mga pangunahing dibisyon (Major united) at Mga intermediate na dibisyon (Minor unit) ng Numero (Naayos) at ipasok ang nais na mga halaga para sa mga agwat sa axis. Karaniwan, mas maikli ang mga time frame ng mga gawain sa proyekto, mas maliit ang hakbang ng paghahati ay kinakailangan sa axis ng oras. Halimbawa, kung gusto mong ipakita ang bawat ikalawang petsa, pagkatapos ay ipasok 2 para sa parameter Mga pangunahing dibisyon (Major unit). Anong mga setting ang ginawa ko – makikita mo sa larawan sa ibaba:

Tip: Maglaro sa mga setting hanggang makuha mo ang ninanais na resulta. Huwag matakot na gumawa ng mali, maaari kang bumalik sa mga default na setting anumang oras sa pamamagitan ng pagtatakda ng mga opsyon sa Awtomatikong (Auto) sa Excel 2010 at 2007 o sa pamamagitan ng pag-click I-reset (I-reset) sa Excel 2013.

3. Alisin ang sobrang bakanteng espasyo sa pagitan ng mga guhit

Ayusin ang mga task bar sa chart nang mas compact, at ang Gantt chart ay magiging mas maganda.

Piliin ang mga orange na bar ng mga graph sa pamamagitan ng pag-click sa isa sa mga ito gamit ang kaliwang pindutan ng mouse, pagkatapos ay i-right-click ito at sa lalabas na menu, i-click Format ng serye ng data (I-format ang Serye ng Data).
Sa dialog box Format ng serye ng data (Format Data Series) itakda ang parameter sa magkakapatong na mga hilera (Series Overlap) value 100% (ginalaw ang slider hanggang sa kanan), at para sa parameter Side clearance (Gap Width) value na 0% o halos 0% (slider sa lahat ng paraan o halos hanggang sa kaliwa).

At narito ang resulta ng aming mga pagsisikap – isang simple ngunit medyo tumpak na Gantt chart sa Excel:

Tandaan na ang Excel chart na ginawa sa ganitong paraan ay napakalapit sa isang tunay na Gantt chart, habang pinapanatili ang lahat ng kaginhawahan ng Excel chart:

Ang Gantt chart sa Excel ay magre-resize kapag ang mga gawain ay idinagdag o inalis.
Baguhin ang petsa ng pagsisimula ng gawain (Petsa ng pagsisimula) o ang tagal nito (Duration), at agad na makikita ng iskedyul ang mga pagbabagong ginawa.
Ang Gantt chart na ginawa sa Excel ay maaaring i-save bilang isang imahe o i-convert sa HTML na format at mai-publish sa Internet.

PAYO:

I-customize ang hitsura ng iyong Gantt chart sa pamamagitan ng pagbabago ng mga opsyon sa pagpuno, mga hangganan, mga anino, at kahit na paggamit ng mga 3D effect. Ang lahat ng mga pagpipiliang ito ay magagamit sa dialog box. Format ng serye ng data (Format Data Series). Upang tawagan ang window na ito, mag-right click sa chart bar sa chart plotting area at sa context menu click Format ng serye ng data (I-format ang Serye ng Data).
Kung ang ginawang istilo ng disenyo ay kasiya-siya sa mata, ang gayong Gantt chart ay maaaring i-save sa Excel bilang isang template at magamit sa hinaharap. Upang gawin ito, mag-click sa diagram, buksan ang tab Tagagawa (Disenyo) at pindutin I-save bilang template (I-save bilang Template).

Mag-download ng sample na Gantt chart

Gantt chart template sa Excel

Tulad ng nakikita mo, ang pagbuo ng isang simpleng Gantt chart sa Excel ay hindi mahirap sa lahat. Ngunit paano kung kinakailangan ang isang mas kumplikadong Gantt chart, kung saan ang pagtatabing ng gawain ay nakasalalay sa porsyento ng pagkumpleto nito, at ang mga milestone ng proyekto ay ipinapahiwatig ng mga patayong linya? Siyempre, kung isa ka sa mga bihirang at misteryosong nilalang na magalang naming tinatawag na Excel Guru, maaari mong subukang gumawa ng gayong diagram sa iyong sarili.

Gayunpaman, magiging mas mabilis at mas madaling gamitin ang mga pre-made na Gantt chart template sa Excel. Nasa ibaba ang isang maikling pangkalahatang-ideya ng ilang mga template ng Gantt chart ng pamamahala ng proyekto para sa iba't ibang bersyon ng Microsoft Excel.

Template ng Gantt Chart ng Microsoft Excel 2013

Tinatawag itong Gantt chart template para sa Excel Tagaplano ng Proyekto (Gantt Project Planner). Ito ay dinisenyo upang subaybayan ang progreso ng proyekto laban sa iba't ibang sukatan tulad ng Nakaplanong pagsisimula (Pagsisimula ng Plano) at aktwal na simula (Actual Start), Nakaplanong tagal (Tagal ng Plano) at Aktwal na Tagal (Actual Duration), pati na rin Porsiyento kumpleto (Porsyento Kumpleto).

Sa Excel 2013, available ang template na ito sa tab talaksan (File) sa bintana Lumikha (Bago). Kung walang template sa seksyong ito, maaari mong i-download ito mula sa website ng Microsoft. Walang karagdagang kaalaman ang kinakailangan upang magamit ang template na ito - i-click ito at magsimula.

Online Template Chart Ganta

Nag-aalok ang Smartsheet.com ng interactive na online na Gantt Chart Builder. Ang template ng Gantt chart na ito ay kasing simple at handa nang gamitin gaya ng nauna. Nag-aalok ang serbisyo ng 30-araw na libreng pagsubok, kaya huwag mag-atubiling mag-sign up sa iyong Google account at simulan kaagad ang paggawa ng iyong unang Gantt chart.

Ang proseso ay napaka-simple: sa talahanayan sa kaliwa, ilagay ang mga detalye ng iyong proyekto, at habang ang talahanayan ay napuno, isang Gantt chart ay nilikha sa kanan.

Gantt Chart Templates para sa Excel, Google Sheets at OpenOffice Calc

Sa vertex42.com makakahanap ka ng mga libreng template ng Gantt chart para sa Excel 2003, 2007, 2010 at 2013 na gagana rin sa OpenOffice Calc at Google Sheets. Maaari kang magtrabaho sa mga template na ito tulad ng gagawin mo sa anumang regular na spreadsheet ng Excel. Maglagay lamang ng petsa ng pagsisimula at tagal para sa bawat gawain at ilagay ang % na kumpleto sa column % kumpleto. Upang baguhin ang hanay ng petsa na ipinapakita sa lugar ng Gantt chart, ilipat ang slider sa scroll bar.

At panghuli, isa pang template ng Gantt chart sa Excel para sa iyong pagsasaalang-alang.

Template ng Gantt Chart ng Project Manager

Ang isa pang libreng template ng Gantt chart ay inaalok sa professionalexcel.com at tinatawag na "Project Manager Gantt Chart". Sa template na ito, posibleng pumili ng view (araw-araw o karaniwang lingguhan), depende sa tagal ng mga sinusubaybayang gawain.

Umaasa ako na kahit isa sa mga iminungkahing template ng Gantt chart ay angkop sa iyong mga pangangailangan. Kung hindi, makakahanap ka ng maraming iba't ibang template ng Gantt chart sa Internet.

Ngayong alam mo na ang mga pangunahing tampok ng Gantt chart, maaari mo itong ipagpatuloy ang pag-aaral at matutunan kung paano gumawa ng sarili mong kumplikadong Gantt chart sa Excel para sorpresahin ang iyong boss at lahat ng iyong mga kasamahan 🙂